Pengelolaan Bahan Pustaka melalui Seleksi, Pengadaan, dan Inventaris

 Oleh Asma Khalidatul Jannah

Mahasiswa MPI 3B UIN Sunan Gunung Djati Bandung

Perpustakaan menghadapi  kebutuhan koleksi yang semakin beragam  seiring meningkatnya  tuntutan informasi akademik dan perkembangan sumber digital. Pengelolaan bahan pustaka diasumsikan dapat menjaga koleksi tetap relevan, berkualitas, dan sesuai kebutuhan pemustaka. Namun, masih terdapat kesenjangan antara  kebutuhan pengguna dengan koleksi yang tersedia apabila proses seleksi, pengadaan, dan inventarisasi tidak dilakukan secara sistematis. Oleh karena itu, pengelolaan bahan pustaka perlu dilakukan secara terencana agar setiap sumber yang diperoleh memiliki manfaat, dapat dikendalikan, dan dipertanggungjawabkan. Tulisan ini bertujuan menjelaskan proses seleksi, pengadaan, dan inventarisasi dalam mendukung pengelolaan koleksi perpustakaan.

Pertama: Seleksi bahan pustaka merupakan proses pengambilan keputusan untuk menentukan sumber informasi yang sesuai dengan kebutuhan pemustaka  dan tujuan perpustakaan. Seleksi mempertimbangkan kredibilitas penulis dan penerbit, ketepatan, relevansi, kemutakhiran, objektivitas, serta kualitas isi. Selain itu, aspek teknis dan ekonomi seperti format, harga, lisensi, aksesibilitas, kompatibilitas, dan keberlanjutan juga perlu diperhatikan. Dengan demikian, bahan pustaka  yang dipilih tidak hanya  berkualitas, tetapi  juga  sesuai dengan kebutuhan akademik, kurikulum, dan kemampuan anggaran perpustakaan.

Kedua: Pengadaan merupakan proses  memperoleh bahan pustaka  yang telah melalui tahap seleksi dengan prosedur yang sah, efisien, dan terdokumentasi. Tahapannya meliputi pengusulan, verifikasi, seleksi, persetujuan, pemesanan, penerimaan, pemeriksaan, pembayaran, hingga  inventarisasi.  Pengadaan dapat dilakukan melalui pembelian, hibah, hadiah, pertukaran, deposit, kerja  sama, repositori, dan sumber terbuka. Setiap proses harus memperhatikan kebutuhan pengguna, biaya, waktu, legalitas, serta manfaat koleksi agar pengadaan berlangsung transparan, efisien, dan akuntabel.

Ketiga: Inventarisasi merupakan kegiatan mencatat bahan pustaka yang telah diterima sebagai bagian dari koleksi perpustakaan. Pencatatan meliputi nomor  inventaris, identitas  bahan, sumber  perolehan, tanggal penerimaan, harga, jumlah, dan status kepemilikan. Informasi tersebut dapat disimpan melalui buku induk maupun database digital. Sistem digital membantu mempercepat pencarian, pelaporan, dan pengelolaan data. Inventarisasi yang dilakukan secara akurat menjadi  dasar  pengendalian, pelacakan, evaluasi,  dan pertanggungjawaban terhadap seluruh koleksi perpustakaan.

Keempat: Administrasi inventaris  berperan dalam  menghasilkan laporan, statistik, serta informasi mengenai perkembangan koleksi.  Data inventaris  yang akurat  dan selalu diperbarui  dapat digunakan untuk mengetahui pertambahan  koleksi, sumber pengadaan,  nilai  aset, kehilangan,  penyiangan,  dan  hasil stock opname. Pengendalian tersebut membantu perpustakaan memastikan bahwa koleksi tetap terlacak dan dapat dievaluasi. Oleh sebab itu, administrasi yang tertib menjadi bagian penting dalam menciptakan pengelolaan bahan pustaka yang transparan dan dapat dipertanggungjawabkan.

Pengelolaan bahan  pustaka  melalui seleksi,  pengadaan,  dan  inventarisasi merupakan rangkaian  yang  saling berkaitan. Seleksi memastikan bahan sesuai kebutuhan, pengadaan memastikan bahan diperoleh secara efektif, sedangkan inventarisasi menjaga pencatatan dan pengendalian koleksi. Pelaksanaan ketiganya secara sistematis, efisien, transparan, dan akuntabel dapat mendukung ketersediaan koleksi yang relevan serta meningkatkan pemanfaatan bahan pustaka bagi pemustaka.

Asma Khalidatul  Jannah. Lahir di  Kendari. Merupakan anak kedua dari tiga bersaudara. Alamat tempat  tinggal: Kendari. Pendidikan: Sekolah Dasar di Sekolah Alam Kendari, tahun lulus 2019. SMPIT Babussalam, kelas 1, kemudian melanjutkan di SMPI Al-Azhar Purwakarta, tahun lulus 2022. MA Unggulan Al-Azhar Purwakarta, tahun lulus 2025 dan sekarang kuliah di UIN Sunan Gunung Djati Bandung Jurusan Manajemen Pendidikan Islam. Motivasi masuk ke UIN SGD Jurusan MPI: ingin melanjutkan pendidikan ke jenjang yang lebih tinggi juga menambah kemampuan dibidang manajemen pendidikan berbasis Islam yang sangat penting untuk masa depan agar bisa menjadi tenaga pendidik yang berkualitas. Motto: Kita punya rencana, Allah punya ketetapan yang lebih baik.

Artikel ini dirangkum dari Modul Ajar Mata Kuliah Manajemen Maktabah/Perpustakaan Part 1.

Dosen pengampu Prof. Dr. H. Rusdiana, M.M.

https://drive.google.com/file/d/1BWObuL9i-pDZHn28SuXUcENJZTGFPZCs/view?usp=drivesdk