PENGELOLAAN KOLEKSI PERPUSTAKAAN MELALUI PEMELIHARAAN, PRESERVASI, DAN PENYIANGAN

Oleh Silvia Nafiah

Mahasiswa MPI UIN Sunan Gunung Djati Bandung

Perpustakaan modern tidak hanya dinilai dari seberapa besar jumlah koleksi yang dimiliki, melainkan dari kondisi fisik, relevansi, serta tingkat keterpakaian informasi oleh pemustaka. Fenomena yang sering ditemui di lapangan menunjukkan bahwa bahan pustaka rentan mengalami kerusakan akibat faktor usia, kelembapan ruangan, paparan cahaya, serangan serangga, intensitas penggunaan yang tinggi, hingga potensi bencana alam serta perubahan teknologi digital. Asumsi umum yang sering berkembang di kalangan pengelola perpustakaan adalah bahwa penambahan jumlah buku baru secara terus-menerus sudah cukup untuk mencerminkan kemajuan perpustakaan, tanpa diimbangi dengan siklus perawatan yang berkelanjutan. Namun, terdapat gap nyata di mana pemeliharaan koleksi kerap kali bersifat reaktif (menunggu rusak baru diperbaiki), pelaksanaan stock opname belum dilakukan secara berkala dan terstruktur, serta kegiatan penyiangan (weeding) sering kali disalahpahami sebagai tindakan membuang buku secara sembarangan, padahal seluruh aktivitas tersebut merupakan satu kesatuan utuh dalam manajemen koleksi perpustakaan. Berdasarkan latar belakang tersebut, tujuan penulisan esai ini adalah untuk membekali pemahaman konseptual dan operasional mengenai pentingnya prinsip serta praktik pemeliharaan, preservasi, stock opname, dan penyiangan sebagai pilar utama dalam menjaga keberlanjutan akses informasi di perpustakaan. Mari kita lihat 4 pilar pengelolaan koleksi perpustakaan melalui pemeliharaan, preservasi, dan penyiangan sebagai berikut:

Pertama, pemeliharaan dan pelestarian merupakan bagian esensial dari siklus manajemen koleksi perpustakaan. Bahan pustaka yang telah melalui tahap seleksi, pengadaan, inventarisasi, dan pengolahan tidak akan memberikan manfaat secara optimal apabila di kemudian hari mengalami kerusakan atau kehilangan. Oleh karena itu, perpustakaan memerlukan kebijakan pemeliharaan yang bersifat preventif, sistematis, dan berkelanjutan.

Dalam praktiknya, kerusakan bahan pustaka dapat dipicu oleh faktor internal (seperti kualitas kertas, tinta, dan proses penjilidan) serta faktor eksternal (seperti suhu ruangan yang terlalu lembap, cahaya berlebihan, debu, jamur, hingga penanganan yang keliru oleh manusia). Oleh sebab itu, pencegahan harus diutamakan melalui pengendalian lingkungan penyimpanan dan penegakkan prosedur penanganan bahan pustaka yang benar.

Kedua, meskipun sering disamakan, preservasi dan konservasi memiliki batasan yang berbeda namun saling berkaitan erat. Preservasi merupakan konsep payung yang mencakup seluruh kebijakan, strategi luas, tindakan pencegahan, perawatan, pengamanan, hingga pengelolaan jangka panjang untuk memperpanjang usia keberadaan bahan dan kandungan informasinya. Di sisi lain, konservasi memiliki ruang lingkup yang lebih spesifik, yakni berupa intervensi teknis langsung terhadap kondisi fisik bahan pustaka guna memperlambat kerusakan atau menstabilkan fisiknya (seperti pembersihan khusus, deasidifikasi, dan penjilidan kembali). Pendekatan dalam preservasi terbagi menjadi dua, yaitu preventif (pencegahan melalui pengaturan lingkungan dan tata cara penanganan) dan kuratif (perbaikan terhadap bahan yang sudah terlanjur rusak). Selain itu, dengan berkembangnya era digital, tantangan preservasi turut meluas ke ranah digital melalui alih media (scanning). Preservasi digital menuntut strategi khusus seperti pencadangan berlapis (backup), migrasi format, pemeriksaan integritas berkas, dan pengelolaan metadata agar warisan pengetahuan tetap dapat diakses oleh generasi mendatang secara autentik.

Ketiga, stock opname adalah pemeriksaan koleksi secara sistematis dengan mencocokkan data bibliografis atau inventaris pada sistem dengan keberadaan fisik buku di rak perpustakaan. Kegiatan ini berfungsi sebagai instrumen pengendalian aset informasi, evaluasi tata kelola, sekaligus wujud akuntabilitas manajemen perpustakaan. Tahapan pelaksanaan stock opname memerlukan perencanaan yang matang mulai dari penentuan cakupan, jadwal, penggunaan alat bantu teknologi seperti barcode dan RFID, hingga tahap pencocokan data untuk mengidentifikasi anomali seperti buku yang hilang, salah rak (misplaced), rusak, atau belum dikembalikan. Nilai strategis dari kegiatan ini terletak pada tindak lanjutnya; data hasil temuan harus segera dieksekusi untuk memperbarui pangkalan data (database), memperbaiki sistem keamanan, menata ulang shelving, serta merumuskan kandidat bahan yang perlu mendapatkan penanganan khusus atau penyiangan.

Keempat, pertumbuhan jumlah koleksi di perpustakaan tidak selalu berbanding lurus dengan peningkatan kualitas layanan. Koleksi yang sudah usang, rusak parah, tidak relevan dengan kurikulum, atau tidak pernah digunakan lagi justru dapat mengurangi efektivitas ruang dan menyulitkan pemustaka dalam menemukan informasi yang mutakhir. Oleh karena itu, penyiangan (weeding) atau penarikan koleksi dari sirkulasi aktif merupakan bagian strategis dari pengembangan koleksi yang harus dilakukan secara profesional. Penyiangan bukanlah tindakan membuang buku secara sembarangan, melainkan proses evaluasi ulang berdasarkan kriteria yang transparan seperti kondisi fisik, kemutakhiran isi, tingkat keterpakaian, dan duplikasi. Dalam mengambil keputusan penyiangan, pustakawan harus menggabungkan pendekatan kuantitatif (seperti statistik sirkulasi dan data peminjaman) dengan pendekatan kualitatif (mempertimbangkan nilai historis, lokal, atau akademik suatu karya). Dengan prosedur yang tepat, penyiangan akan menghasilkan koleksi perpustakaan yang lebih sehat, aktual, dan tepat guna bagi komunitas penggunanya.

Tulisan ini disarikan dari modul  ajar Mata Kuliah Intership Dosen pengampu Prof.Dr.A.Rusdiana,M.M.

https://digilib.uinsgd.ac.id/142678/1/bahan_ajar_manajemen%20maktabah%20perpustakaan.pdf