Pengembangan Koleksi sebagai Strategi Pengelolaan Perpustakaan

Oleh Ekayani

Mahasiswa sarjana MPI kelas III A UIN Sunan Gunung Djati Bandung 

Fenomena pengelolaan dan pengembangan koleksi perpustakaan menunjukkan perubahan dari sekadar menambah jumlah bahan pustaka menuju penyediaan sumber informasi yang relevan, seimbang, mutakhir, dan mudah diakses. Asumsinya, perubahan tersebut terjadi karena ledakan informasi, perkembangan sumber digital, perubahan kurikulum, serta semakin beragamnya kebutuhan pemustaka. Namun demikian, terdapat gap berupa pengembangan koleksi yang masih dapat berorientasi pada penambahan jumlah, sementara kesesuaian koleksi dengan kebutuhan pengguna belum selalu menjadi perhatian utama. Tujuan penulisan ini adalah memahami konsep, kebutuhan pemustaka, jenis koleksi, serta kebijakan pengembangan koleksi sebagai dasar pengelolaan perpustakaan yang terarah dan adaptif. Mari kita lihat empat pilar Manajemen Maktabah/Perpustakaan sebagai berikut: 

Pertama, konsep dan prinsip pengelolaan koleksi menunjukkan bahwa pengembangan koleksi bukan hanya kegiatan membeli buku, tetapi mencakup identifikasi kebutuhan, seleksi, pengadaan, evaluasi, pemeliharaan, preservasi, dan penyiangan. Prinsip relevansi, keseimbangan, dan kemutakhiran menjadi dasar agar koleksi sesuai dengan kebutuhan pemustaka dan tujuan lembaga. Proses tersebut berlangsung secara berkelanjutan melalui analisis kebutuhan, seleksi, pengadaan, pemanfaatan, evaluasi, dan pengembangan kembali.

Kedua, analisis kebutuhan dan karakteristik pemustaka menjadi dasar dalam menentukan pengembangan koleksi. Setiap pemustaka memiliki perbedaan dalam bidang keilmuan, tingkat pendidikan, tujuan penggunaan, literasi informasi, dan kebiasaan mengakses informasi. Karena itu, perpustakaan dapat memanfaatkan survei, wawancara, statistik peminjaman, data akses digital, analisis kurikulum, dan usulan pengguna untuk menentukan prioritas koleksi berdasarkan kebutuhan nyata.

Ketiga, jenis dan sumber koleksi mencakup bahan cetak dan digital. Koleksi cetak seperti buku, jurnal, referensi, laporan, skripsi, dan tesis tetap dibutuhkan, sedangkan koleksi digital meliputi e-book, e-journal, database, repositori, dan multimedia. Pengadaan dapat dilakukan melalui pembelian, langganan, hadiah, hibah, kerja sama, dan open access dengan mempertimbangkan kebutuhan, biaya, akses, pemanfaatan, serta keberlanjutan. 

Keempat, kebijakan pengembangan koleksi merupakan pedoman yang mengatur arah, prioritas, seleksi, pengadaan, evaluasi, preservasi, dan penyiangan. Kebijakan tertulis membantu menjaga konsistensi pengelolaan agar sesuai dengan visi lembaga, kebutuhan pemustaka, kemampuan anggaran, dan perkembangan teknologi. Kebijakan juga perlu dievaluasi serta diperbarui secara berkala agar tetap sesuai dengan perubahan kebutuhan informasi.

 Kebijakan pengelolaan dan pengembangan koleksi merupakan bagian penting dalam manajemen perpustakaan. Kebutuhan pemustaka menjadi dasar, koleksi menjadi sumber daya, kebijakan menjadi pedoman, dan evaluasi menjadi pengendali mutu. Keberhasilan pengembangan koleksi tidak ditentukan oleh banyaknya bahan pustaka, tetapi oleh relevansi dan manfaatnya bagi pembelajaran, penelitian, serta pengembangan ilmu.

Tulisan di sarikan dari modul ajar Mata Kuliah Manajemen Maktabah, Part 02, Dosen Pengampu Prof.Dr. A. Rusdiana, M.M. https://lms.uinsgd.ac.id/my-course/content/16879/58602