Pentingnya Pemeliharaan, Preservasi, dan Penyiangan Koleksi di Era Digital

Oleh Nijwan Syihabudin Almurozi

Mahasiswa MPI / S1 Kelas 3-B / UIN SGD Bandung

(Fenomena) Perkembangan teknologi digital membuat perpustakaan mengelola koleksi cetak dan digital dalam jumlah yang semakin beragam. Kondisi tersebut memberikan kemudahan akses informasi, tetapi juga menimbulkan tantangan berupa kerusakan bahan pustaka, kehilangan koleksi, ketidaksesuaian data, dan informasi yang sudah tidak relevan. (Asumsi) Menurut saya, pemeliharaan, preservasi, dan penyiangan koleksi sangat penting untuk menjaga keberlanjutan informasi dan kualitas layanan perpustakaan. (Masalah) Tanpa pengelolaan yang terencana, koleksi dapat rusak, sulit ditemukan, atau tidak lagi sesuai dengan kebutuhan pemustaka. (Tujuan) Oleh karena itu, perpustakaan perlu menerapkan pemeliharaan, preservasi, pengendalian, dan penyiangan secara sistematis.

Pertama: Pemeliharaan sebagai Upaya Menjaga Keberlanjutan Koleksi. Pemeliharaan koleksi merupakan kegiatan untuk menjaga bahan pustaka agar tetap layak digunakan. Menurut saya, pemeliharaan tidak seharusnya hanya dilakukan ketika buku mengalami kerusakan, tetapi harus menjadi kegiatan pencegahan yang berkelanjutan. Kebersihan ruang, pengaturan suhu dan kelembapan, perlindungan dari cahaya berlebihan, serta pengendalian serangga merupakan langkah penting untuk mencegah kerusakan. Dengan demikian, pemeliharaan dapat memperpanjang usia koleksi dan mempertahankan manfaat informasi bagi pemustaka.

Kedua: Preservasi dan Konservasi dalam Menjaga Akses Informasi. Preservasi merupakan upaya menyeluruh untuk menjaga keberlangsungan koleksi dan informasi, sedangkan konservasi lebih berfokus pada tindakan mempertahankan atau memperbaiki kondisi fisik bahan pustaka. Menurut saya, keduanya harus diterapkan secara seimbang, terutama di era digital. Digitalisasi dapat membantu mengurangi penggunaan langsung terhadap bahan yang rapuh, tetapi tidak menjamin informasi akan bertahan selamanya. Oleh karena itu, perpustakaan perlu melakukan pencadangan berlapis, migrasi format, pengelolaan metadata, dan pemeriksaan integritas berkas agar koleksi digital tetap dapat diakses.

Ketiga: Stock Opname sebagai Bentuk Pengendalian Koleksi. Stock opname merupakan kegiatan mencocokkan data inventaris dengan keberadaan dan kondisi koleksi yang sebenarnya. Menurut saya, kegiatan ini penting karena data yang akurat menjadi dasar pengambilan keputusan dalam manajemen perpustakaan. Melalui pemeriksaan berkala, pustakawan dapat mengetahui koleksi yang hilang, rusak, salah penempatan, atau memiliki data yang tidak sesuai. Penggunaan barcode, RFID, dan sistem otomasi dapat membantu meningkatkan efisiensi pemeriksaan. Dengan demikian, stock opname dapat memperkuat akuntabilitas sekaligus meningkatkan kualitas layanan.

Keempat: Penyiangan untuk Menjaga Relevansi Koleksi. Penyiangan atau weeding merupakan proses mengevaluasi dan mengeluarkan bahan tertentu dari koleksi aktif berdasarkan kriteria yang jelas. Menurut saya, penyiangan bukan sekadar membuang buku, melainkan upaya menjaga kualitas koleksi agar sesuai dengan kebutuhan pemustaka. Kriteria penyiangan dapat meliputi kondisi fisik, kemutakhiran informasi, relevansi, duplikasi, dan frekuensi penggunaan. Namun, statistik peminjaman tidak boleh menjadi satu-satunya dasar keputusan karena koleksi langka, lokal, dan bersejarah tetap dapat memiliki nilai penting meskipun jarang digunakan. Oleh sebab itu, penyiangan harus dilakukan secara objektif dan bertanggung jawab.

Pemeliharaan, preservasi, stock opname, dan penyiangan merupakan bagian yang saling berkaitan dalam manajemen koleksi perpustakaan. Keempatnya berperan menjaga kondisi bahan pustaka, keberlanjutan akses informasi, ketepatan data, dan relevansi koleksi. Dengan pengelolaan yang terencana serta pemanfaatan teknologi secara tepat, perpustakaan dapat menyediakan sumber informasi yang terawat, mudah ditemukan, dan sesuai dengan kebutuhan pemustaka di era digital.

*) Tulisan ini disarikan dari Modul Ajar Mata Kuliah Manajemen Maktabah Part 7 Dosen Pengampu Prof. Dr. H. A. Rusdiana, M.M. https://s3.uinsgd.ac.id:9000/lms/materi/1789743717953.pdf

Nijwan Syihabudin Almurozi. Lahir di Bandung. Merupakan anak kedua dari tiga bersaudara. Alamat tempat tinggal: Bandung Email: [email protected].  Pendidikan: MI Daarul Qolam Bandung, tahun lulus 2018. MTs Al-Falah Cicalengka Bandung, tahun lulus 2021. MA Baitul Hikmah Haur Kuning Tasikmalaya, tahun lulus 2024 dan sekarang kuliah di UIN Sunan Gunung Djati Bandung Jurusan Manajemen Pendidikan Islam. Motivasi masuk ke UIN SGD Jurusan MPI: ingin mengenal dan mengetahui lebih dalam terkait ilmu tentang mengelola suatu Yayasan atau Perusahaan agar dapat membantu sebuah Yayasan atau Perusahaan yang masih kurang dalam manajemen di masa yang akan datang. Motto: Man Jadda Wa Jadda