Peran Stock Opname dalam Pengendalian dan Pemeliharaan Koleksi Perpustakaan

Oleh Dandi Sonjaya

Mahasiswa Prodi Manajemen Pendidikan Islam semester 3 UIN Sunan Gunung Djati Bandung

Koleksi perpustakaan sering mengalami ketidaksesuaian antara data sistem dan kondisi nyata rak.Banyak beranggapan bahwa cukup menyusun buku rapi untuk menjaga koleksi tetap terkontrol. Padahal pemeriksaan berkala jarang dilakukan sehingga kehilangan atau kerusakan koleksi baru terdeteksi setelah parah. Tulisan ini bertujuan menjelaskan peran stock opname sebagai instrumen pengendalian sekaligus bagian pemeliharaan koleksi perpustakaan.

Pertama, stock opname adalah kegiatan pemeriksaan sistematis yang mencocokkan data bibliografis inventaris dengan keberadaan koleksi nyata. Bukan sekadar menghitung buku, melainkan melihat kondisi, status, serta keberadaan setiap bahan pustaka untuk memperoleh gambaran faktual koleksi perpustakaan.

Kedua, hasil stock opname menyediakan data guna menemukan koleksi hilang, salah penempatan, kerusakan, serta masalah administrasi. Data tersebut menjadi dasar perbaikan katalog, inventaris, dan sistem layanan sesuai Undang Undang No. 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan.

Ketiga, pelaksanaan stock opname memerlukan perencanaan agar tidak mengganggu layanan, mulai dari persiapan catatan, alat, hingga prosedur pencocokan koleksi. Teknologi barcode atau RFID dapat membantu meningkatkan efisiensi pemeriksaan koleksi secara keseluruhan.

Keempat, nilai strategis stock opname terletak pada tindak lanjut hasil pemeriksaan. Data tidak hanya menjadi laporan, tetapi digunakan untuk memperbaiki pengelolaan, mengidentifikasi kandidat penyiangan, serta memperkuat pengawasan koleksi secara berkelanjutan.

Berdasarkan konsep verifikasi inventaris dalam bahan ajar, stock opname merupakan instrumen pengendalian koleksi yang terintegrasi dengan upaya pemeliharaan. Dengan pemeriksaan sistematis ini, perpustakaan dapat menjaga kesesuaian data koleksi, mendeteksi kerusakan dini, serta mewujudkan akuntabilitas manajemen koleksi dalam siklus pengelolaan perpustakaan.

Tulisan ini, disarikan dari Modul Ajar Mata Kuliah Manajemen Maktabah Part7?

Dosen Pengampu: Prof. Dr. H. A. Rusdiana, M.M.