Rahasia di Balik Sistem Informasi Perpustakaan (SIMPUS): Apa yang Tidak Diketahui Pengguna?

Oleh Ayi M. Sirojudin

(Mahasiswa Pascasarjana UIN Sunan Gunung Djati Bandung Prodi MPI Kelas 3-D)

Di era digital ini, perpustakaan telah bertransformasi dari ruang penuh rak buku menjadi pusat informasi yang dinamis. Bagi banyak pengguna, kemudahan dalam meminjam buku, menelusuri katalog daring, dan mengakses e-journal terasa seperti kemajuan yang alamiah. Mereka melihat SIMPUS sekadar sebagai alat bantu transaksi / sistem yang menggantikan kartu katalog dan buku catatan manual. Namun, di balik antarmuka yang sederhana tersebut, tersembunyi sebuah ekosistem canggih yang jarang disadari oleh pengguna biasa. Fenomena ini menunjukkan bahwa meskipun SIMPUS telah diadopsi secara luas, pemahaman pengguna tentang kompleksitas dan potensi sebenarnya masih sangat terbatas.

Asumsi dasar yang selama ini dipegang adalah bahwa SIMPUS hanyalah tool administratif untuk efisiensi sirkulasi buku. Padahal, menurut Soetedjo dan Suharto (2009), sistem ini sebenarnya dirancang sebagai "metode yang menghasilkan informasi yang tepat waktu bagi manajemen tentang lingkungan eksternal dan operasi internal sebuah organisasi" yang bertujuan menunjang pengambilan keputusan strategis. Terdapat gap yang lebar antara kemampuan teknis SIMPUS dengan persepsi pengguna. Jika pengguna hanya memanfaatkannya untuk pencarian dasar, maka potensi besar sistem sebagai mesin rekomendasi cerdas dan alat analisis perkembangan intelektual menjadi terabaikan. Masalahnya adalah mengapa terjadi kesenjangan antara kemampuan SIMPUS dan pemanfaatannya oleh pengguna? Bagaimana SIMPUS dapat berperan lebih dari sekadar sistem transaksi? Tujuan penulisan ini adalah mengungkap kapasitas tersembunyi SIMPUS dan mendorong pemanfaatan yang lebih optimal.

Rahasia pertama terletak pada fungsi SIMPUS sebagai "pustakawan virtual". Di balik proses pencarian yang terlihat sederhana, sistem menggunakan algoritma klasifikasi canggih seperti Dewey Decimal Classification (DDC) untuk memetakan pengetahuan.A Rusdiana (2025) menegaskan, proses inventarisasi mengharuskan petugas untuk "memilih klasifikasi yang cocok untuk karakteristik buku" yang akan menentukan bagaimana bahan pustaka tersebut diorganisir dan ditelusur kembali. Kemampuan ini memungkinkan SIMPUS memberikan rekomendasi yang personal sesuai dengan minat dan riwayat pencarian pengguna—fitur yang sering tidak disadari keberadaannya.

Lebih dari itu, SIMPUS berfungsi sebagai laboratorium data perilaku membaca. Setiap transaksi peminjaman, durasi baca, dan pola pencarian terekam sebagai big data yang berharga. Data ini dapat dianalisis untuk mengidentifikasi tren keilmuan, memetakan minat baca komunitas, bahkan meramalkan kebutuhan literasi masa depan. Dalam perspektif manajemen, seperti dikemukakan Hidayat dan Machali (2010), efektivitas "merujuk pada pencapaian tujuan" dan efisiensi "merujuk kepada proses dengan pendayagunaan sumber daya". Sayangnya, sebagian besar pengguna menganggap aktivitas mereka sebagai urusan privat, tanpa menyadari bahwa kumpulan data tersebut dapat menjadi dasar pengembangan koleksi dan layanan yang lebih tepat sasaran.

SIMPUS juga merupakan garda depan dalam preservasi digital. Sistem ini tidak hanya mengelola koleksi fisik, tetapi juga menjalankan fungsi deposit yang menurut Darmono (2004) merupakan kewajiban perpustakaan untuk "menyimpan dan melestarikan semua bahan pustaka yang ada." Melalui fitur digital repository, SIMPUS menjadi repositori untuk artefak digital seperti tesis, jurnal lokal, dan karya budaya yang terancam punah—sebuah fungsi yang hampir tidak terlihat oleh pengguna biasa.

Yang paling mengejutkan, SIMPUS sebenarnya adalah mitra strategis dalam membangun komunitas pembelajar. Sistem ini dapat diintegrasikan dengan platform pembelajaran, menyediakan akses ke sumber daya edukasi terbuka, dan bahkan memfasilitasi jejaring antar-peminat bidang keilmuan tertentu. Namun, seperti diungkapkan dalam modul, keberhasilan sistem sangat bergantung pada pengguna (users) yang meliputi pustakawan, staf, dan anggota perpustakaan. Sayangnya, fitur kolaboratif ini sering kali tersembunyi di balik modul sirkulasi yang lebih konvensional, sehingga jarang dieksplorasi baik oleh pengguna maupun pengelola perpustakaan.

Kesimpulannya, SIMPUS adalah gudang harta karun yang belum sepenuhnya tergali. Di balik tampilan luarnya yang sederhana, sistem ini menyimpan potensi sebagai mesin rekomendasi cerdas, laboratorium data perilaku baca, repositori preservasi digital, dan platform komunitas pembelajar. Mengungkap rahasia ini bukan hanya tugas pengelola perpustakaan, tetapi juga tanggung jawab bersama para pengguna untuk mengeksplorasi dan memanfaatkan seluruh kapasitas sistem. Dengan demikian, SIMPUS dapat benar-benar menjadi jantung yang menghidupkan ekosistem pengetahuan di institusi pendidikan, jauh melampaui sekadar sistem pencatat peminjaman buku.

__________________________________________________

*) Tulisan ini disarikan dari Modul Ajar Matakuliah Sistem Informasi Manajemen Pendidikan Part-10 Pascasarjana UIN SGD Bandung Prodi MPI Kelas 3-D, Dosen Pengampu Prof. A. Rusdiana. https://digilib.uinsgd.ac.id/45430/