Seleksi, Pengadaan, dan Pencatatan Koleksi Perpustakaan
Penulis: Ai Sifa Rahmawati
Ai Sifa Rahmawati
Oleh Ai Sifa Rahmawati
Mahasiswa Kelas III-A UIN Sunan Gunung Djati Bandung
Fenomena pertumbuhan punlikasi cetak dan digital memberikan pilihan
sumber informasu yang semakin luas bagi perpustakaan. Asumsinya, jika
seleksi, pengadaan, dan inventarisasi bahan pustka dilakukan secara sistematis
berdasarkan kebutuhan pemustaka, tujuan lembaga, serta prosedur yang jelas,
maka perpustakaan data membangun koleksi
yang relevan dan dapat dipertanggungjawabkan. Namun demikian, terhadap
masalah/gap berupa ketidaktepatan selesi, duplikat koleksi, hibah yang
tidak relevan, prosedur pengadaan yang Panjang, serta administrasi inventaris
yang belum tertib. Tujuan pembahasan ini adalah memahami prinsip
seleksi, sistem pengadaan, berbagai sumber perolehan, serta inventarisasi bahan
Pustaka. Mari kita lihat empat poin penting dalam seleksi, pengadaan,
dan inventarisasi bahan Pustaka.
Pertama, prinsip dan kriteria seleksi bahan Pustaka. Seleksi
merupakan proses menetukan sumber informasi yang layak menjadi koleksi
perpustakaan. Seleksi perlu didasarkan pada kebutuhan pemustaka, tujuan
lembaga, kualitas sumber, anggaran dan kebijakan koleksi.Kriteria yang
diperhatikan meliputi otoritas penulis,reputasi penerbit, ketepatan informasi, cakupan, kedalaman, kemutakhiran,
objektivitas, Bahasa, dan kesesuaian dengan tingkat pengguna.
Kedua, sistem dan prosedur yang sah, efisien, terdokumentasi, dan
sesuai anggaran. Prosesnya meliputi verifikasi kebutuhan, pengecekan katalog,
persetujuan, pemilihan sumber, pemesanan, penerimaan, pemeriksaan, pembayaran,
dan pencatatan. Pengadaan perlu dilakukan secara efisien, transparan, dan
akuntabel.
Ketiga, pembelian, hibah, pertukaran, dan sumber pengadaan lainnya.
Koleksi dapat diperoleh melalui pembelian, hibah, hadiah, pertukaran, deposit,
kerja sama, konsorsium, repositori, dan sumber akses terbuka. Setiap sumber
tetap harus disesuaikan dengan kebutuhan pemustaka dan kebijakan seleksi. Bahan
hibah atau hadiah juga perlu dievaluasi agar tidak menambah koleksi yang tidak
relevan.
Keempat, Pencatatan meliputi nomor inventaris, tanggal penerimaan,
sumber perolehan, harga, jumlah, dan informasi lainnya. Administrasi yang
tertib membantu perpustakaan dalam pelaporan, pengendalian koleksi, statistik,
serta stock opname.Seleksi, pengadaan, dan inventarisasi merupakan rangkaian
yang saling berkaitan dalam manajemen koleksi.
Seleksi menentukan
bahan yang dibutuhkan, pengadaan menentukan cara memperoleh sumber, sedangkan
inventarisasi memastikan koleksi tercatat dan dapat dipertanggungjawabkan. Oleh
karena itu, seluruh proses perlu dilakukan berdasarkan kebutuhan pemustaka,
kebijakan yang jelas, efisiensi anggaran, transparansi, profesionalisme, dan
data yang akurat.
Tulisan ini disarikan dari modul ajar Mata Kuliah Manajemen
Maktabah Dosen Pengampu Prof. Dr. A. Rusdiana, M.M.
