Seleksi, Pengadaan, serta Inventarisasi Bahan Pustaka

Oleh Agisni Solihah

Mahasiswa S1 Kelas MPI.IIIA UIN Sunan Gunung Djati Bandung

Fenomena meningkatnya kebutuhan informasi, perkembangan sumber digital, dan terbatasnya anggaran menunjukkan bahwa Maktabah/Perpustakaan memerlukan pengelolaan koleksi yang terarah, mulai dari seleksi, pengadaan, hingga inventarisasi bahan pustaka. Asumsinya, koleksi perpustakaan tidak hanya harus tersedia dalam jumlah banyak, tetapi juga harus relevan, berkualitas, mudah diakses, dan sesuai dengan kebutuhan pemustaka. Namun demikian, terdapat masalah/gap, yaitu masih adanya pengadaan bahan pustaka yang belum sepenuhnya didasarkan pada kebutuhan pengguna, keterbatasan anggaran, serta pencatatan koleksi yang kurang tertib. Tujuan pembahasan ini adalah memahami prinsip seleksi, prosedur pengadaan, berbagai sumber pengadaan, serta proses inventarisasi bahan pustaka agar pengelolaan koleksi dapat berjalan efektif dan dapat dipertanggungjawabkan.

Pertama, Prinsip dan Kriteria Seleksi Bahan Pustaka. Seleksi merupakan proses menentukan bahan yang sesuai untuk menjadi koleksi berdasarkan kebutuhan pemustaka, kualitas informasi, relevansi, kemutakhiran, serta anggaran. Pada sumber digital, seleksi juga mempertimbangkan harga, lisensi, format, dan kemudahan akses.

Kedua, Sistem dan Prosedur Pengadaan Koleksi. Pengadaan merupakan proses memperoleh bahan yang telah dipilih melalui tahapan usulan, verifikasi, pemesanan, penerimaan, pemeriksaan, pembayaran, dan pencatatan. Pengadaan harus dilakukan secara efektif, transparan, dan sesuai anggaran.

Ketiga, Sumber Pengadaan Bahan Pustaka. Koleksi dapat diperoleh melalui pembelian, hibah, hadiah, pertukaran, kerja sama, repositori, dan open access. Setiap bahan tetap perlu diseleksi agar sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan perpustakaan.

Keempat, Inventarisasi dan Administrasi Bahan Pustaka. Inventarisasi merupakan kegiatan mencatat bahan yang telah diterima melalui nomor inventaris, tanggal, judul, sumber perolehan, harga, dan jumlah. Pencatatan dapat dilakukan secara manual maupun menggunakan sistem digital untuk memudahkan pengendalian dan pelaporan koleksi.

Seleksi, pengadaan, dan inventarisasi merupakan rangkaian yang saling berkaitan. Seleksi menentukan bahan yang dibutuhkan, pengadaan menentukan cara memperolehnya, sedangkan inventarisasi memastikan koleksi tercatat dan dapat dipertanggungjawabkan. Dengan pengelolaan yang baik, perpustakaan dapat menyediakan koleksi yang relevan, tertib, dan bermanfaat bagi pemustaka.

Tulisan ini disarikan dari modul  ajar Mata Kuliah Manajemen Maktabah/Perpustakaan, Part 5: Seleksi, Pengadaan, dan Inventarisasi Bahan Pustaka. Dosen pengampu Prof.Dr.A.Rusdiana,M.M.

https://lms.uinsgd.ac.id/my-course/content/16879/58603