SIKLUS MANAJEMEN KOLEKSI MAKTABAH: INTEGRASI SELEKSI, PENGADAAN DAN INVENTARISASI YANG AKUNTABEL

Oleh Najwan Musyaffa

MahaSiswa MPI/Semester 3-B/PTK UIN Sunan Gunung Djati Bandung

Era digital menghadirkan sumber informasi yang semakin beragam, baik dalam bentuk cetak maupun digital. Namun, perpustakaan masih menghadapi masalah seperti ketidaktepatan seleksi, duplikasi koleksi, hibah yang tidak relevan, prosedur pengadaan yang panjang, serta administrasi inventaris  yang belum tertib. Kesenjangan tersebut menunjukkan bahwa pengelolaan koleksi tidak cukup hanya dengan menambah bahan pustaka. Penulis berasumsi bahwa integrasi seleksi, pengadaan, dan inventarisasi secara sistematis dapat membangun koleksi yang relevan sekaligus  memperkuat akuntabilitas  pengelolaan. Esai ini bertujuan menjelaskan pentingnya  integrasi ketiga proses tersebut dalam membentuk siklus manajemen koleksi maktabah yang efektif dan bertanggung jawab.

Pertama:  Komponen pertama  adalah seleksi bahan pustaka  sebagai dasar  pengambilan keputusan. Seleksi menentukan sumber informasi yang layak menjadi koleksi berdasarkan kebutuhan pemustaka, tujuan lembaga, kebijakan koleksi, kurikulum, penelitian, perkembangan ilmu, dan kemampuan anggaran. Kriteria seleksi mencakup otoritas penulis, reputasi penerbit, ketepatan informasi, kemutakhiran, objektivitas, kualitas penyajian, serta kesesuaian pengguna. Pada sumber digital, aspek harga, format, lisensi, akses, dan keberlanjutan juga perlu diperhatikan. Dengan demikian, seleksi membantu perpustakaan memperoleh bahan yang tepat dan bermanfaat.

Kedua: Komponen kedua adalah pengadaan yang menerjemahkan hasil seleksi menjadi proses perolehan koleksi. Pengadaan  meliputi  verifikasi  bibliografis,  pengecekan  duplikasi, persetujuan, pemesanan, pengendalian anggaran, penerimaan, pemeriksaan, pembayaran, dan pencatatan. Prosedur  tersebut  harus  dilakukan secara efisien, transparan, dan akuntabel. Pada sumber elektronik, pengadaan juga mencakup lisensi dan akses. Setiap transaksi  perlu memiliki  dokumentasi  yang  jelas sehingga penggunaan anggaran dapat  ditelusuri  dan dipertanggungjawabkan.

Ketiga:  Komponen ketiga  adalah keberagaman sumber  pengadaan. Perpustakaan dapat memperoleh bahan melalui pembelian, hibah, hadiah, pertukaran, deposit, kerja sama, konsorsium, repositori, dan open access. Setiap sumber memiliki manfaat dan konsekuensi berbeda sehingga tetap harus melewati proses evaluasi. Bahan hibah, misalnya, tidak otomatis diterima karena perlu mempertimbangkan relevansi, kondisi, kemutakhiran, duplikasi, ruang,  dan  kebutuhan  pengguna. Prinsipnya,  sumber yang diperoleh  harus memberikan  manfaat  tanpa mengabaikan kualitas, legalitas, efisiensi, dan keberlanjutan.

Keempat:  Komponen keempat adalah inventarisasi  sebagai pengendalian administratif  koleksi.  Inventarisasi mencatat nomor inventaris, sumber perolehan, tanggal penerimaan, harga, jumlah, dan tanda kepemilikan. Data dapat dikelola  melalui buku induk maupun database terintegrasi. Administrasi tersebut mendukung pelaporan, statistik, pengendalian aset, evaluasi,  dan stock opname. Dengan pencatatan yang akurat,  perpustakaan dapat mengetahui koleksi yang dimiliki, asal perolehan, nilai, serta kondisi pengelolaannya sehingga setiap bahan dapat dilacak dan dipertanggungjawabkan.

Dengan demikian, siklus manajemen koleksi maktabah membutuhkan integrasi antara seleksi, pengadaan, dan inventarisasi. Seleksi memastikan bahan sesuai kebutuhan, pengadaan menjamin proses perolehan berjalan efektif dan transparan, sedangkan inventarisasi menjaga ketertiban administrasi. Integrasi ketiganya menghasilkan koleksi yang relevan, pengelolaan anggaran yang akuntabel, serta sistem perpustakaan yang lebih profesional dan berkelanjutan.

*) -Tulisan ini, disarikan dari Modul Ajar Mata Kuliah Manajemen Maktabah, Part 5 Dosen Prof. Dr. H. A. Rusdiana, M.M. https://s3.uinsgd.ac.id:9000/lms/materi/1789743608661.pdf

Pengampu: Najwan Musyaffa. Lahir di Cianjur. Alamat: Kampung Kadangsapi, Desa Sindangasih, Kecamatan Karang Tengah, Cianjur, Jawa Barat. Motivasi masuk ke UIN SGD Jurusan MPI: karena yang berkuliah hanya bertiga dikeluarga, agar bisa mencapai cita-cita Bapak saya, Saya memilih Jurusan Manajemen Pendidikan Islam. Motto: Orang yang mengalahkanku, belum dilahirkan.