Sistem Informasi Manajemen Layanan Digital di Lembaga Pendidikan

Oleh Baiduri Wulandari

(Mahasiswa Pascasarjana UIN Sunan Gunung Djati Bandung Prodi MPI-3D)

Fenomena Layanan era digital lembaga pendidikan 

Di era digital yang semakin dinamis menuntut pelayanan dapat merealisasikan transformasi digital khususnya di lembaga pendidikan, baik sekolah maupun perguruan tinggi, dituntut untuk menghadirkan layanan yang cepat, transparan, dan akuntabel melalui sistem informasi manajemen (SIM) berbasis digital. Pandemi Covid-19 menjadi titik balik dan awal mula percepatan adopsi teknologi, di mana pembelajaran jarak jauh dan layanan daring menjadi kebutuhan utama dan hal yang harus disegerakan. Menurut laporan UNESCO (2021), lebih dari 1,6 miliar pelajar di seluruh dunia terdampak penutupan sekolah dan mengandalkan teknologi digital sebagai media utama pembelajaran dan layanan administrasi.

Di Indonesia, Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi (Kemendikbudristek) mendorong digitalisasi pendidikan melalui platform seperti Merdeka Mengajar dan layanan daring lainnya. Layanan pendidikan di  Lembaga pendidikan kini menggunakan SIM digital untuk mengelola data akademik, keuangan, layanan bimbingan mahasiswa, hingga perpustakaan. Hal ini menjadi sangat penting dan perluasan digital di lembaga pendidikan baik di kota dan di desa perlu pemerataan layanan digital dalam mendukung pembelajaran pendidikan.

Asumsi Penerapan Sistem informasi

Melihat situasi yang ada perlunya menelaah secara cermat tentang Implementasi SIM layanan digital di lembaga pendidikan didasarkan pada beberapa asumsi mendasar. Pertama, diasumsikan bahwa seluruh civitas akademika memiliki akses memadai terhadap perangkat teknologi dan jaringan internet. Kedua, lembaga pendidikan diyakini telah menyiapkan sumber daya manusia dengan literasi digital yang cukup sehingga dapat mengoperasikan sistem dengan baik. Ketiga, terdapat komitmen manajemen dalam menyediakan dukungan anggaran, pelatihan, serta regulasi internal menunjang digitalisasi layanan.

Ada hal lain yang dianggap penting menjadi asumsi lain yang melandasi penerapan SIM digital, bahwa sistem tersebut dapat meningkatkan efisiensi layanan administrasi, mengurangi kesalahan manual, serta memperluas akses informasi. Sebagaimana ditegaskan oleh World Bank (2020), pemanfaatan teknologi digital di sektor pendidikan dapat meningkatkan kualitas tata kelola, mempercepat aliran informasi, dan memperkuat transparansi dalam pengambilan keputusan.

Kendala Implementasi

Manfaat besar yang didapat dari implementasi Sistem informasi layanan digital namun  penerapan SIM digital tidak lepas dari berbagai kendala pertama masih ada kesenjangan infrastruktur antara lembaga pendidikan di perkotaan dan pedesaan. Laporan BPS (2022) menunjukkan bahwa hanya sekitar 62% rumah tangga di wilayah pedesaan yang memiliki akses internet, jauh tertinggal dari perkotaan yang mencapai 88%,  berakibat pada efektivitas penerapan SIM digital di lembaga pendidikan di sekolah atau perguruan tinggi daerah.

Kedua, mengenai literasi digital terdapat kendala. Sebagian guru, dosen, maupun tenaga kependidikan kesulitan beradaptasi dengan digital yang merupakan sistem baru, sehingga memunculkan resistensi terhadap perubahan. Ketiga, adanya masalah keamanan data menjadi hal yang  krusial. SIM digital menyimpan informasi yang memiliki bagian tertentu yang menjadi privasi lembaga, seperti data pribadi mahasiswa, laporan keuangan lembaga. Tanpa sistem keamanan siber yang memadai, akan muncul masalah data yang rawan bocor. Hal penting lain pengembangan dan pemeliharaan sistem menjadi hambatan khususnya lembaga pendidikan dengan keterbatasan anggaran.

Urgensi SIM

Artikel ini bertujuan memberikan pemahaman mengenai pentingnya sistem informasi manajemen layanan digital di lembaga pendidikan dan bukan sekadar pilihan, melainkan kebutuhan mendesak untuk menjawab tantangan zaman meskipun realisasi implementasi adakalanya berjalan bertahap sesuai kemampuan sumber daya dari setiap lembaga, perlunya mengidentifikasi kesiapan lembaga pendidikan dalam melayani public dan menyoroti berbagai masalah yang muncul dalam implementasi SIM digital, baik dari segi infrastruktur, keamanan data, sumber daya manusia, maupun keterbatasan anggaran dengan situasi efisiensi yang digulirkan pemerintah. Dengan memahami tantangan tersebut, diharapkan lembaga pendidikan dapat menyusun strategi yang tepat untuk mengatasinya situasi yang ada.

Daftar Pustaka

• UNESCO. (2021). Education: From disruption to recovery. Paris: UNESCO.
• World Bank. (2020). The COVID-19 Pandemic: Shocks to Education and Policy Responses. Washington, DC: World Bank.
• Badan Pusat Statistik (BPS). (2022). Statistik Telekomunikasi Indonesia. Jakarta: BPS.