Sistem Pemilihan, Pengadaan, dan Pendataan Koleksi Pustaka

Oleh Elza Yandra

Mahasiswa MPI 3B UIN Sunan Gunung Djati Bandung 

Pengelolaan koleksi pustaka merupakan bagian penting dalam mendukung ketersediaan sumber informasi yang sesuai dengan kebutuhan pemustaka. Dalam praktiknya, proses pemilihan, pengadaan, dan pendataan koleksi perlu dilakukan secara terencana agar koleksi yang tersedia tetap relevan, mutakhir, dan mudah dikelola. Pengelolaan yang kurang sistematis dapat menyebabkan ketidaksesuaian koleksi dengan kebutuhan pengguna serta kesulitan dalam pendataan. Oleh karena itu, diperlukan sistem yang terstruktur dalam pemilihan, pengadaan, dan pendataan koleksi pustaka. Tulisan ini bertujuan membahas sistem tersebut agar pengelolaan koleksi dapat dilakukan secara efektif dan mendukung kebutuhan informasi pemustaka. Berikut 4 poin penting mengenai Sistem Pemilihan, Pengadaan, dan Pendataan Koleksi Pustaka, diantaranya: 

Pertama: Prinsip dan Kriteria Seleksi Bahan Pustaka; Seleksi merupakan proses menentukan sumber informasi yang layak menjadi koleksi berdasarkan kebutuhan pemustaka, kebijakan koleksi, kurikulum, penelitian, perkembangan ilmu, dan anggaran. Kriteria seleksi meliputi otoritas penulis, reputasi penerbit, ketepatan, cakupan, kedalaman, kemutakhiran, objektivitas, bahasa, kualitas penyajian, serta kesesuaian dengan pengguna. Pada bahan digital, seleksi juga mempertimbangkan harga, format, lisensi, jumlah pengguna, akses, kompatibilitas, statistik penggunaan, dukungan teknis, dan keberlanjutan. 

Kedua: Sistem dan Prosedur Pengadaan Koleksi; Pengadaan merupakan proses memperoleh bahan yang telah diseleksi melalui verifikasi, pengecekan duplikasi, pemesanan, pengendalian anggaran, penerimaan, pemeriksaan, pembayaran, dan pencatatan. Prosedurnya meliputi pengajuan usulan, verifikasi kebutuhan, pengecekan katalog, persetujuan, penentuan sumber, pemesanan, pemantauan, penerimaan, pemeriksaan, pembayaran, dan inventarisasi. Pengadaan harus dilakukan secara efisien, transparan, dan akuntabel. 

Ketiga: Pembelian, Hibah, Pertukaran, dan Sumber Pengadaan Lainnya; Pembelian dilakukan secara terencana melalui penerbit, distributor, toko buku, vendor, atau penyedia database. Hibah dan hadiah dapat memperkaya koleksi, tetapi perlu dievaluasi berdasarkan relevansi, kondisi, kemutakhiran, duplikasi, ruang, dan kebutuhan pengguna. Sumber lainnya meliputi pertukaran, deposit, kerja sama, konsorsium, repositori, dan open access dengan mempertimbangkan kualitas, legalitas, relevansi, dan keberlanjutan. 

Keempat: Inventarisasi dan Administrasi Bahan Pustaka; Inventarisasi merupakan kegiatan mencatat bahan yang diterima melalui nomor inventaris, sumber, tanggal, harga, jumlah, dan tanda kepemilikan. Data dapat dicatat dalam buku induk atau database digital untuk memudahkan pencarian, pelaporan, dan pengendalian. Data inventaris juga digunakan untuk statistik, evaluasi, pelaporan, serta stock opname. 

Artikel ini dirangkum dari Modul Ajar Mata Kuliah Manajemen Maktabah/Perpustakaan Part 5.

Dosen pengampu Prof. Dr. H.A. Rusdiana, M.M.

https://drive.google.com/file/d/1pwWep4M-vqo-IEgfkCvxbJPyTWvv_5_g/view?usp=drivesdk