Strategi Membangun Koleksi Perpustakaan yang Relevan di Era Digital

Oleh Lola Zakiyatus Solihah

Islamic Education Management Class IIIA Student UIN Sunan Gunung Djati Bandung

Fenomena perkembangan publikasi cetak dan digital membuat perpustakaan memiliki pilihan sumber informasi yang semakin luas. Di sisi lain, anggaran, ruang, dan kemampuan pengelolaan perpustakaan tetap terbatas. Kondisi ini dapat menimbulkan berbagai persoalan, seperti koleksi yang tidak sesuai kebutuhan, duplikasi bahan pustaka, hibah yang kurang relevan, prosedur pengadaan yang panjang, serta administrasi inventaris yang belum tertib. Oleh karena itu, pengelolaan koleksi membutuhkan proses yang sistematis mulai dari seleksi, pengadaan, hingga inventarisasi.

Pertama, seleksi bahan pustaka merupakan proses pengambilan keputusan untuk menentukan sumber informasi yang layak menjadi koleksi. Seleksi tidak cukup hanya berdasarkan buku yang dianggap menarik, tetapi perlu mempertimbangkan kebutuhan pemustaka, tujuan lembaga, kurikulum, perkembangan ilmu, kualitas sumber, dan anggaran. Kriteria seperti otoritas penulis, reputasi penerbit, ketepatan informasi, kemutakhiran, relevansi, serta kualitas penyajian juga perlu diperhatikan. Dengan demikian, seleksi menjadi dasar agar koleksi benar-benar bermanfaat bagi pemustaka.

Kedua, pengadaan koleksi merupakan proses memperoleh bahan yang telah dipilih melalui prosedur yang sah, efisien, terdokumentasi, dan sesuai anggaran. Pengadaan meliputi verifikasi bibliografis, pengecekan duplikasi, pemesanan, pengendalian anggaran, penerimaan, pemeriksaan, pembayaran, dan pencatatan. Pada koleksi digital, perpustakaan juga harus mempertimbangkan lisensi, akses, dukungan teknis, dan keberlanjutan penggunaan. Artinya, keberhasilan pengadaan bukan sekadar berhasil membeli bahan, tetapi memastikan sumber tersebut benar-benar dapat digunakan dan memberikan manfaat.

Ketiga, sumber pengadaan dapat berasal dari pembelian, hibah, hadiah, pertukaran, deposit, kerja sama, konsorsium, repositori, maupun sumber akses terbuka. Hibah memang dapat membantu memperkaya koleksi ketika anggaran terbatas, tetapi bahan yang diterima tetap harus melalui seleksi berdasarkan relevansi, kondisi, kemutakhiran, dan kebutuhan pengguna. Jadi, bahan yang diperoleh secara gratis pun tidak berarti otomatis layak menjadi koleksi.

Keempat, inventarisasi dan administrasi berfungsi mencatat bahan yang telah diterima sebagai bagian dari koleksi. Pencatatan meliputi nomor inventaris, tanggal penerimaan, sumber perolehan, harga, jumlah, dan tanda kepemilikan. Saat ini pencatatan dapat dilakukan melalui database terintegrasi sehingga koleksi lebih mudah ditelusuri, dilaporkan, dan dikendalikan.

Menurut saya, seleksi, pengadaan, dan inventarisasi merupakan satu rangkaian yang tidak dapat dipisahkan. Seleksi menentukan apa yang dibutuhkan, pengadaan menentukan bagaimana sumber diperoleh, sedangkan inventarisasi memastikan koleksi tercatat dan dapat dipertanggungjawabkan. Jika setiap tahap dilakukan berdasarkan kebutuhan pemustaka, kebijakan yang jelas, efisiensi anggaran, dan data yang akurat, perpustakaan dapat membangun koleksi yang relevan, tertib, dan berkelanjutan.

Artikel ini diambil dari modul pengajaran Dosen Maktabah Management/Library Course Prof.Dr.A.Rusdiana, M.M.

https://s3.uinsgd.ac.id:9000/lms/materi/1789743608661.pdf