Strategi Menjaga Koleksi Perpustakaan Tetap Relevan di Era Digital

Oleh Lola Zakiyatus Solihah

Islamic Education Management Class IIIA Student UIN Sunan Gunung Djati Bandung

Perpustakaan tidak hanya dinilai dari banyaknya koleksi, tetapi juga dari kondisi, relevansi, dan kemudahan akses informasinya. Seiring waktu, bahan pustaka dapat mengalami kerusakan akibat kelembapan, cahaya, debu, serangga, penggunaan berlebihan, maupun bencana. Karena itu, pemeliharaan, preservasi, dan penyiangan perlu menjadi bagian penting dalam manajemen perpustakaan agar koleksi tetap bermanfaat bagi pemustaka.

Pertama, pemeliharaan dan pelestarian koleksi merupakan upaya menjaga kondisi bahan pustaka sekaligus mempertahankan informasi di dalamnya. Kegiatan ini meliputi menjaga kebersihan ruang dan rak, mengatur suhu serta kelembapan, mengendalikan hama, dan menerapkan cara penggunaan koleksi yang benar. Menurut saya, pemeliharaan sebaiknya dilakukan secara rutin, bukan hanya ketika buku mengalami kerusakan. Pencegahan yang konsisten dapat membantu memperpanjang usia koleksi dan mengurangi biaya perbaikan.

Kedua, preservasi dan konservasi bahan pustaka memiliki tujuan yang berkaitan, tetapi berbeda dalam penerapannya. Preservasi mencakup kebijakan dan tindakan untuk menjaga keberlanjutan koleksi serta akses informasi, sedangkan konservasi lebih berfokus pada penanganan kondisi fisik bahan pustaka. Perkembangan teknologi juga memungkinkan digitalisasi sebagai alternatif akses terhadap koleksi yang rapuh. Namun, koleksi digital tetap membutuhkan pencadangan, pengelolaan format, dan perlindungan data agar informasinya tidak hilang.

Ketiga, stock opname dan pengendalian koleksi berfungsi mencocokkan data inventaris dengan keberadaan fisik koleksi. Melalui kegiatan ini, perpustakaan dapat mengetahui buku yang hilang, rusak, salah penempatan, atau memiliki data yang tidak sesuai. Menurut saya, stock opname tidak seharusnya dianggap sebagai kegiatan administratif semata. Hasil pemeriksaan perlu ditindaklanjuti melalui pembaruan data, penataan ulang rak, dan perbaikan sistem pengawasan agar layanan perpustakaan lebih tertib dan akurat.

Keempat, penyiangan dan evaluasi keterpakaian koleksi diperlukan untuk menjaga kualitas serta relevansi bahan pustaka. Koleksi yang usang, rusak, berlebihan, atau tidak sesuai kebutuhan dapat dievaluasi berdasarkan kriteria yang jelas. Meskipun demikian, buku yang jarang digunakan tidak selalu harus dikeluarkan karena mungkin memiliki nilai sejarah, penelitian, atau dokumentasi. Oleh sebab itu, keputusan penyiangan perlu mempertimbangkan data penggunaan dan penilaian profesional pustakawan.

Pada akhirnya, pemeliharaan, preservasi, stock opname, dan penyiangan merupakan rangkaian yang saling melengkapi dalam manajemen koleksi. Keempatnya menunjukkan bahwa keberhasilan perpustakaan tidak hanya ditentukan oleh jumlah buku, tetapi juga oleh kemampuan menjaga kualitas, ketepatan data, dan keberlanjutan akses informasi. Dengan pengelolaan yang terencana dan bertanggung jawab, perpustakaan dapat terus menjadi sumber pengetahuan yang relevan bagi pembelajaran, penelitian, dan generasi mendatang.

Artikel ini diambil dari modul pengajaran Dosen Maktabah Management/Library Course Prof.Dr.A.Rusdiana, M.M.

https://s3.uinsgd.ac.id:9000/lms/materi/1789743717953.pdf