Strategi Pemeliharaan, Pelestarian dan Evaluasi Koleksi Perpustakaan

Oleh Elza Yandra

Mahasiswa MPI 3B UIN Sunan Gunung Djati Bandung 

Koleksi perpustakaan merupakan sumber informasi penting yang perlu dikelola dengan baik agar tetap terjaga kualitas dan manfaatnya. Namun, koleksi dapat mengalami kerusakan, penurunan kualitas, dan ketidaksesuaian dengan kebutuhan pengguna apabila tidak dipelihara, dilestarikan, dan dievaluasi secara tepat. Permasalahan tersebut menjadi tantangan bagi perpustakaan dalam menjaga keberlangsungan koleksi dan meningkatkan kualitas layanan. Oleh karena itu, penulisan ini bertujuan untuk menjelaskan strategi pemeliharaan, pelestarian, dan evaluasi koleksi perpustakaan agar koleksi tetap terjaga, relevan, dan dapat dimanfaatkan secara optimal oleh pengguna. Berikut 4 poin penting mengenai Strategi Pemeliharaan, Pelestarian, dan Evaluasi Koleksi Perpustakaan, diantaranya: 

Pertama: Konsep Pemeliharaan dan Pelestarian Koleksi; Pemeliharaan dan pelestarian koleksi merupakan upaya menjaga kondisi fisik bahan pustaka serta mempertahankan informasi di dalamnya agar dapat dimanfaatkan secara berkelanjutan. Kegiatan ini meliputi menjaga kebersihan ruang dan rak, mengatur suhu dan kelembapan, melindungi koleksi dari cahaya berlebihan, mengendalikan hama, serta menerapkan cara penggunaan bahan pustaka yang benar. Kerusakan koleksi dapat disebabkan oleh faktor internal, seperti kualitas kertas, tinta, dan perekat, serta faktor eksternal, seperti debu, jamur, serangga, bencana, dan kesalahan manusia. Oleh karena itu, perpustakaan perlu menerapkan pemeliharaan secara preventif, terencana, dan berkala. 

Kedua: Preservasi dan Konservasi Bahan Pustaka; Preservasi adalah upaya menyeluruh untuk menjaga keberlangsungan koleksi dan akses informasi melalui kebijakan, pencegahan, pengamanan, serta digitalisasi. Sementara itu, konservasi lebih berfokus pada tindakan teknis untuk mempertahankan atau memperbaiki kondisi fisik bahan pustaka. Preservasi dibedakan menjadi tindakan preventif untuk mencegah kerusakan dan kuratif untuk menangani koleksi yang telah rusak. Dalam koleksi digital, preservasi dilakukan melalui pencadangan data, migrasi format, pengelolaan metadata, dan pemeriksaan integritas berkas. Kedua upaya tersebut penting untuk menjaga akses informasi bagi generasi mendatang. 

 Ketiga: Stock Opname dan Pengendalian Koleksi; Stock opname merupakan kegiatan mencocokkan data inventaris dengan keberadaan fisik koleksi di perpustakaan. Tujuannya adalah mengetahui koleksi yang tersedia, hilang, rusak, salah penempatan, atau memiliki ketidaksesuaian data. Pelaksanaannya meliputi perencanaan, pemeriksaan koleksi, pencocokan data, identifikasi masalah, dan penyusunan laporan. Proses ini dapat menggunakan daftar inventaris, barcode, RFID, atau sistem otomasi. Hasilnya digunakan untuk memperbarui data, memperbaiki penataan rak, menangani koleksi rusak, serta meningkatkan keamanan dan akuntabilitas pengelolaan perpustakaan. 

Keempat: Penyiangan (Weeding) dan Evaluasi Keterpakaian Koleksi; Penyiangan adalah proses mengevaluasi dan mengeluarkan bahan pustaka tertentu dari koleksi aktif berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan. Tujuannya adalah menjaga relevansi koleksi, mengoptimalkan ruang, memudahkan pencarian informasi, dan mengurangi biaya pemeliharaan. Kriteria penyiangan meliputi kondisi fisik, kemutakhiran informasi, relevansi, jumlah duplikat, dan tingkat penggunaan. Evaluasi dilakukan melalui statistik peminjaman, akses digital, permintaan pengguna, serta survei kebutuhan. Namun, koleksi langka, historis, dan bernilai akademik harus tetap dipertimbangkan meskipun jarang digunakan. 

Artikel ini dirangkum dari Modul Ajar Mata Kuliah Manajemen Maktabah/Perpustakaan Part 7.

Dosen pengampu Prof. Dr. H.A. Rusdiana, M.M.

https://drive.google.com/file/d/1gxi7BVd8QDn1XR7rmfe18gqAZ2-nCrx-/view?usp=drivesdk