Strategi Pemeliharaan, Preservasi, dan Penyiangan Koleksi dalam Meningkatkan Kualitas Layanan Perpustakaan

Oleh Azkiya Nurul Islami

Mahasiswa Manajemen Pendidikan Islam (MPI-3B) UIN Sunan Gunung Djati Bandung

Perpustakaan sering dinilai dari jumlah koleksinya, padahal kondisi fisik, akses berkelanjutan, relevansi, dan keterpakaian sama menentukan. Banyak pihak mengira pemeliharaan cukup dilakukan setelah buku rusak, preservasi sama dengan konservasi, stock opname sekadar menghitung buku, dan penyiangan hanya membuang buku. Anggapan tersebut melahirkan koleksi rusak, data tidak akurat, dan rak penuh bahan usang. Oleh karena itu, tulisan ini bertujuan menegaskan bahwa keempatnya merupakan satu siklus pengelolaan koleksi yang preventif, akuntabel, dan berorientasi pada kebutuhan pemustaka.

Pertama, pemeliharaan harus bersifat preventif karena yang dijaga adalah informasi, bukan sekadar buku sebagai benda. Kerusakan bersumber dari kualitas kertas, kelembapan, suhu, cahaya, jamur, serangga, kesalahan manusia, hingga bencana. Harvey menegaskan bahwa kondisi lingkungan penyimpanan sangat memengaruhi kecepatan kerusakan bahan. Karena itu, pengendalian lingkungan, kebersihan, dan penanganan yang benar perlu menjadi prosedur rutin, dengan prioritas pada koleksi langka, lokal, dan karya institusi. Menunggu kerusakan terjadi justru memperbesar biaya dan risiko hilangnya informasi.

Kedua, preservasi dan konservasi tidak identik. Preservasi adalah payung kebijakan yang mencakup pencegahan, pengamanan, alih media, dan kesiapsiagaan bencana, sedangkan konservasi merupakan tindakan teknis terhadap fisik bahan, seperti deasidifikasi dan perbaikan sobekan. Feather memandang preservasi sebagai fungsi manajemen yang mengintegrasikan berbagai tindakan demi keberlangsungan koleksi. Pencegahan yang murah dan konsisten mengurangi kebutuhan perbaikan mahal. Di era digital, pemindaian tidak otomatis menjamin kelestarian, sehingga diperlukan pencadangan berlapis, migrasi format, dan pengelolaan metadata.

Ketiga, stock opname bukan sekadar menghitung buku, melainkan instrumen pengendalian aset informasi. Kegiatan ini mencocokkan data inventaris dengan keberadaan fisik koleksi untuk menemukan bahan hilang, rusak, salah rak, atau belum kembali, baik secara manual maupun dengan barcode dan RFID. Evans dan Saponaro menekankan bahwa keputusan rasional membutuhkan data yang menggambarkan keadaan koleksi sebenarnya. Nilainya terletak pada tindak lanjut, yakni memperbarui katalog, menata ulang rak, memperbaiki bahan rusak, dan memperkuat keamanan, sehingga terbentuk siklus pemeriksaan, koreksi, dan evaluasi ulang.

Keempat, penyiangan bukan membuang buku, melainkan seleksi ulang secara profesional. Bahan usang, rusak, atau duplikatif dapat dipindahkan, dialihkan, diganti edisi baru, didigitalisasi, atau dihapus sesuai kebijakan. Johnson menegaskan bahwa deselection harus berpijak pada kebijakan dan kebutuhan pengguna. Kriteria transparan, seperti kondisi fisik, kemutakhiran, dan keterpakaian, perlu dipadukan dengan penilaian pustakawan, sebab koleksi yang jarang dipinjam bisa bernilai historis atau akademik tinggi. Setiap keputusan pun harus didokumentasikan.

Dengan demikian, anggapan bahwa keempatnya hanyalah pekerjaan teknis perlu dikoreksi. Pemeliharaan mencegah kerusakan, preservasi-konservasi menjaga informasi tetap lestari dan dapat diakses, stock opname memastikan data sesuai kenyataan, dan penyiangan menjaga koleksi tetap relevan. Kelemahan pada satu tahap dapat berujung pada kerusakan, hilangnya kendali, atau rak yang dipenuhi bahan tak berguna. Oleh karena itu, maktabah yang relevan dan akuntabel hanya terwujud bila siklus memperoleh, mengorganisasi, menggunakan, memelihara, mengevaluasi, dan memperbarui koleksi berjalan berkelanjutan demi pemustaka.

)- Tulisan ini, disarikan dari modul ajar mata kuliah Manajemen Maktabah part 7 Dosen pengampu Prof. Dr. H. A. Rusdiana MM.

https://s3.uinsgd.ac.id:9000/lms/materi/1789743717953.pdf

Azkiya Nurul Islami. Lahir di Bandung. Merupakan anak kelima sekaligus anak bungsu dari lima bersaudara. Pendidikan: Sekolah Dasar Negeri Magung 01 (lulus 2019), MTs Persis 20 Ciparay (lulus 2022), MA Persis 20 Ciparay (lulus 2025), dan saat ini kuliah di UIN Sunan Gunung Djati Bandung, Jurusan Manajemen Pendidikan Islam. Saat ini berstatus sebagai mahasiswa Program Studi Manajemen Pendidikan Islam UIN Sunan Gunung Djati Bandung. Aktivitas sehari-hari berfokus pada kegiatan akademik serta pengembangan pengetahuan dan pengalaman sebagai mahasiswa. Motivasi masuk UIN SGD Jurusan MPI: Ingin menambah pengalaman dan ilmu sebanyak-banyaknya, karena IPK saja tidak cukup untuk menghadapi kehidupan. Hobi: Membaca, mendengarkan musik, belajar hal-hal baru, serta menikmati waktu luang dengan scrolling TikTok. Motto: Tidak harus sempurna, yang penting selesai dan tidak lupa bahagia.