Strategi Penataan Koleksi untuk Meningkatkan Efektivitas Layanan Perpustakaan

Oleh Azkiya Nurul Islami

Mahasiswa Manajemen Pendidikan Islam (MPI-3B) UIN Sunan Gunung Djati Bandung

Pertumbuhan koleksi cetak dan digital membuat perpustakaan menghadapi jutaan objek informasi yang harus dapat ditemukan secara cepat dan tepat. Banyak pihak mengira koleksi yang banyak otomatis bermanfaat. Padahal katalog yang tidak akurat, klasifikasi yang tidak konsisten, tajuk subjek yang tidak terkendali, metadata yang tidak interoperabel, serta penataan yang tidak sesuai nomor panggil membuat sumber sulit ditemukan. Oleh karena itu, tulisan ini bertujuan menegaskan bahwa pengolahan dan organisasi bahan pustaka merupakan satu sistem yang menghubungkan koleksi dengan pemustaka demi kemudahan akses dan pemanfaatan koleksi maktabah.

Pertama, pengolahan bukan tujuan akhir, melainkan sarana mempertemukan pemustaka dengan sumber yang dibutuhkan. Bahan yang telah diinventarisasi belum siap digunakan sebelum memiliki identitas bibliografis, subjek, nomor klasifikasi, nomor panggil, dan titik akses yang konsisten. IFLA menegaskan bahwa data bibliografis pada akhirnya diarahkan kepada convenience of the user, sehingga kualitas pengolahan terlihat ketika pengguna dapat menemukan, mengidentifikasi, memilih, dan memperoleh sumber. Karena itu, standardisasi melalui RDA, ISBD, DDC/LCC, dan MARC 21 diperlukan agar data konsisten, dapat dipertukarkan, serta mengurangi duplikasi pekerjaan.

Kedua, katalogisasi menghadirkan representasi terstruktur suatu sumber. Katalog tidak menggantikan dokumen asli, melainkan menjadi wakil yang memungkinkan pemustaka menelusuri koleksi sebelum memperolehnya. Deskripsi bibliografis mencatat judul, pernyataan tanggung jawab, edisi, publikasi, deskripsi fisik, seri, catatan, dan nomor standar agar edisi, terjemahan, maupun bentuk cetak dan elektronik dapat dibedakan. Kesalahan penulisan nama, judul, tahun, atau identifier dapat membuat sumber gagal ditemukan. Peralihan dari katalog kartu ke OPAC mengubah medium, tetapi tidak mengubah prinsip akurasi, konsistensi, dan standardisasi.

Ketiga, pengguna sering mencari informasi berdasarkan topik, sehingga klasifikasi, tajuk subjek, dan metadata menjadi instrumen penting. Klasifikasi seperti DDC dan LCC menempatkan sumber dalam struktur pengetahuan sekaligus menjadi dasar nomor panggil. Tajuk subjek menyediakan akses verbal melalui kosakata terkendali, dan pada maktabah perguruan tinggi Islam perlu memperhatikan istilah Arab, transliterasi, serta konsep keislaman. Adapun metadata dalam lingkungan digital harus akurat, konsisten, terstruktur, dan interoperabel; tanpa metadata yang baik, sumber digital tersedia secara teknis tetapi tidak terlihat oleh pengguna.

Keempat, pelabelan, penataan, dan temu kembali informasi memastikan organisasi koleksi menghasilkan akses nyata. Label punggung dan nomor panggil bukan sekadar nomor administratif, melainkan alamat koleksi; pada sumber digital, fungsinya berubah menjadi identifier, URL, atau DOI. Ketepatan shelving dan shelf reading berkala mencegah buku yang salah rak menjadi hilang. Sementara itu, OPAC dan discovery system menyediakan beragam titik akses, tetapi prinsip garbage in, garbage out tetap berlaku: data yang tidak akurat menghasilkan temu kembali yang tidak akurat.

Dengan demikian, anggapan bahwa koleksi yang banyak sudah cukup perlu dikoreksi. Pengolahan memberi identitas, katalogisasi membangun representasi, klasifikasi dan tajuk subjek mengorganisasikan isi, metadata mendukung pengelolaan digital, sedangkan pelabelan dan shelving menghubungkan rekaman dengan lokasi. Rekaman katalog yang sempurna kehilangan manfaat apabila buku salah rak, sementara rak yang tertata tidak cukup apabila rekamannya tidak dapat ditemukan. Oleh karena itu, maktabah yang bermutu hanya terwujud apabila seluruh rangkaian dikelola secara terstandar, konsisten, dan berorientasi pada pemustaka.

)- Tulisan ini, disarikan dari modul ajar mata kuliah Manajemen Maktabah part 6 Dosen pengampu Prof. Dr. H. A. Rusdiana MM.

https://s3.uinsgd.ac.id:9000/lms/materi/1789743681238.pdf

Azkiya Nurul Islami. Lahir di Bandung. Merupakan anak kelima sekaligus anak bungsu dari lima bersaudara. Pendidikan: Sekolah Dasar Negeri Magung 01 (lulus 2019), MTs Persis 20 Ciparay (lulus 2022), MA Persis 20 Ciparay (lulus 2025), dan saat ini kuliah di UIN Sunan Gunung Djati Bandung, Jurusan Manajemen Pendidikan Islam. Saat ini berstatus sebagai mahasiswa Program Studi Manajemen Pendidikan Islam UIN Sunan Gunung Djati Bandung. Aktivitas sehari-hari berfokus pada kegiatan akademik serta pengembangan pengetahuan dan pengalaman sebagai mahasiswa. Motivasi masuk UIN SGD Jurusan MPI: Ingin menambah pengalaman dan ilmu sebanyak-banyaknya, karena IPK saja tidak cukup untuk menghadapi kehidupan. Hobi: Membaca, mendengarkan musik, belajar hal-hal baru, serta menikmati waktu luang dengan scrolling TikTok. Motto: Tidak harus sempurna, yang penting selesai dan tidak lupa bahagia.