Strategi Pengelolaan dan Pengembangan Koleksi Perpustakaan dalam Memenuhi Kebutuhan Informasi Pemustaka

Oleh Alya Amalia Sholihah / Mahasiswa Kelas III-A UIN Sunan Gunung Djati Bandung 

Fenomena ledakan informasi, perkembangan sumber digital, perubahan kurikulum, dan beragamnya kebutuhan pemustaka membuat pengembangan koleksi perpustakaan semakin kompleks. Asumsinya perpustakaan tidak cukup hanya menambah jumlah buku, tetapi harus memastikan koleksi relevan dan mudah diakses sesuai kebutuhan pemustaka. Namun demikian, terdapat masalah/gap berupa keterbatasan anggaran, ketidaksesuaian koleksi dengan kebutuhan pengguna, duplikasi sumber, perubahan format informasi, serta mahalnya sumber elektronik. Tujuan penulisan adalah membantu memahami dan menyusun pengembangan koleksi secara terencana. Mari kita lihat empat pembahasan, yaitu konsep dan prinsip pengelolaan serta pengembangan koleksi, analisis kebutuhan dan karakteristik pemustaka, jenis dan sumber koleksi cetak serta digital, dan penyusunan kebijakan pengembangan koleksi.

Pertama, Pengembangan koleksi merupakan proses manajerial yang meliputi identifikasi kebutuhan, penentuan prioritas, pemilihan, pengadaan, evaluasi, pemeliharaan, preservasi, dan penyiangan koleksi. Pengembangan koleksi bertujuan membangun koleksi yang mendukung misi lembaga dan kebutuhan pemustaka. Prinsip utamanya adalah relevansi, keseimbangan, dan kemutakhiran. Pengembangan koleksi dilakukan secara berkelanjutan melalui tahapan analisis kebutuhan, seleksi, pengadaan, pengolahan, pemanfaatan, evaluasi, preservasi atau penyiangan, dan pengembangan kembali.

Kedua, Analisis kebutuhan pemustaka menjadi dasar dalam pengembangan koleksi karena pemustaka memiliki karakteristik, tingkat literasi, bidang keilmuan, kebutuhan, dan perilaku informasi yang berbeda. Identifikasi dapat dilakukan berdasarkan program studi, semester, penelitian, bahasa, pendidikan, pola kunjungan, aksesibilitas, dan preferensi format. Kebutuhan informasi dapat diketahui melalui survei, wawancara, focus group discussion, kotak usulan, statistik sirkulasi, log akses e-resource, analisis silabus, dan komunikasi dengan dosen. Data tersebut digunakan untuk menentukan prioritas pengadaan dan jenis koleksi yang sesuai.

Ketiga, Koleksi perpustakaan terdiri atas berbagai format, yaitu koleksi cetak dan digital. Koleksi cetak meliputi buku teks, monograf, buku referensi, jurnal, majalah, surat kabar, laporan penelitian, prosiding, skripsi, tesis, dan disertasi. Koleksi digital mencakup e-book, e-journal, database, multimedia, repositori institusi, dan dokumen digital. Sumber koleksi dapat diperoleh melalui pembelian, langganan, hadiah, hibah, pertukaran, deposit, kerja sama, produksi institusi, dan open access. Pengelolaan koleksi disesuaikan dengan kebutuhan pengguna, anggaran, dan misi perpustakaan.

Keempat, Kebijakan pengembangan koleksi merupakan dokumen manajerial yang memberikan arah, batas, prioritas, dan standar dalam pengambilan keputusan koleksi. Kebijakan tertulis membantu menjaga konsistensi dan menyesuaikan pengembangan koleksi dengan visi lembaga, kebutuhan pemustaka, anggaran, serta perubahan informasi. Unsurnya meliputi tujuan, profil komunitas, ruang lingkup koleksi, subjek prioritas, bahasa, format, kriteria seleksi, sumber pengadaan, penyiangan, preservasi, e-resource, kerja sama, anggaran, dan evaluasi. Kebijakan perlu diterapkan, dievaluasi, dan direvisi secara berkala agar tetap relevan.

Pengelolaan dan pengembangan koleksi merupakan proses yang berkelanjutan dan berorientasi pada kebutuhan pemustaka. Analisis kebutuhan menjadi dasar dalam menentukan koleksi cetak dan digital, sedangkan kebijakan tertulis menjadi pedoman pengelolaannya. Keberhasilan koleksi tidak ditentukan oleh jumlahnya, tetapi oleh relevansi, keseimbangan, kemutakhiran, aksesibilitas, dan manfaatnya bagi pembelajaran, penelitian, serta kebutuhan pemustaka. 

Tulisan ini disarikan dari modul ajar Mata Kuliah Manajemen Maktabah Dosen Pengampu Prof.Dr.A.Rusdiana,M.M.

https://lms.uinsgd.ac.id/my-course/content/16879/14377