Strategi Pengelolaan Dana Perpustakaan dalam Meningkatkan Kualitas Layanan dan Koleksi

Oleh Azkiya Nurul Islami

Mahasiswa Manajemen Pendidikan Islam (MPI-3B) UIN Sunan Gunung Djati Bandung

Perpustakaan sering dinilai dari megahnya gedung dan banyaknya koleksi, padahal semuanya bertumpu pada keputusan keuangan yang jarang terlihat. Banyak pihak mengira anggaran besar otomatis menghasilkan perpustakaan bermutu, dan anggaran hanya daftar penerimaan serta pengeluaran yang disusun dengan mengulang angka tahun sebelumnya. Padahal, kebutuhan koleksi cetak, sumber elektronik, teknologi, dan layanan terus berkembang, sedangkan dana selalu terbatas. Kesenjangan pun muncul antara kebutuhan pemustaka dan alokasi dana yang belum berbasis kebutuhan, kinerja, dan akuntabilitas. Oleh karena itu, tulisan ini menegaskan bahwa anggaran perpustakaan adalah instrumen manajemen untuk menentukan prioritas, yang efektif hanya bila dimulai dari analisis kebutuhan, dikaitkan dengan program, bersumber secara sah, serta dikelola secara efisien, transparan, dan akuntabel.

Pertama, perencanaan anggaran harus berangkat dari kebutuhan nyata, bukan angka tahun lalu. Pedoman IFLA School Libraries Section Standing Committee menegaskan bahwa kebutuhan perpustakaan yang telah diidentifikasi merupakan salah satu unsur yang harus dipahami pustakawan dalam menyusun rencana anggaran. Artinya, kebutuhan hadir lebih dahulu sebelum angka ditetapkan. Kebutuhan dipetakan dari data sirkulasi, kunjungan, penggunaan basis data, survei kepuasan, dan masukan pengguna, sehingga kesenjangan antara kondisi dan layanan ideal terlihat jelas. Pendekatan ini memberi dasar argumentatif untuk menjelaskan mengapa suatu program layak dibiayai.

Kedua, karena dana terbatas, kebutuhan harus diurutkan melalui prioritas dan dihubungkan dengan tujuan program. Prioritas ditentukan oleh urgensi, dampak, jumlah pengguna, dan risiko bila tidak dipenuhi. Komite IFLA yang sama menekankan pentingnya memastikan anggaran terikat pada tujuan program, sehingga setiap rupiah dapat ditelusuri ke kegiatan dan manfaatnya. Penganggaran berbasis program dan kinerja kemudian menerjemahkannya menjadi kegiatan, volume, satuan biaya, jadwal, dan penanggung jawab. Dengan demikian, keberhasilan anggaran tidak diukur dari kemampuan menghabiskan dana, tetapi dari layanan relevan yang dihasilkan.

Ketiga, sumber pembiayaan dan alokasi perlu dikelola secara strategis. Perpustakaan perguruan tinggi bertumpu pada anggaran institusi, yang dapat diperkuat hibah, kerja sama, donasi, dan kemitraan yang sah. Diversifikasi mengurangi ketergantungan pada satu sumber, tetapi tidak boleh mengganggu independensi profesional, akses yang adil, dan kepentingan pengguna. Alokasi pun tidak harus sama besar; perpustakaan perguruan tinggi, misalnya, memerlukan porsi lebih besar untuk basis data ilmiah dan jurnal elektronik. Perencanaan jangka menengah dan panjang menjaga keberlanjutan ketika harga sumber elektronik naik atau kebijakan fiskal berubah.

Keempat, efisiensi, efektivitas, transparansi, dan akuntabilitas harus berjalan bersama. Pengadaan murah belum tentu efisien bila koleksi tidak digunakan, sehingga analisis biaya per pengguna, per peminjaman, dan per akses sumber elektronik diperlukan. Transparansi dan akuntabilitas bergantung pada pencatatan yang tertib; IFLA School Libraries Section Standing Committee bahkan menjadikan pencatatan pengeluaran yang jelas dan akurat sebagai pertanyaan evaluasi manajemen. Pembagian kewenangan, dokumentasi transaksi, serta laporan keuangan yang dipadukan dengan laporan kinerja memastikan dana dapat ditelusuri dan dipertanggungjawabkan kepada pengguna, lembaga, dan masyarakat.

Dengan demikian, anggapan bahwa anggaran besar otomatis menghasilkan perpustakaan bermutu perlu dikoreksi. Analisis kebutuhan, prioritas berbasis program, sumber dan alokasi yang tepat, serta prinsip efisiensi, transparansi, dan akuntabilitas saling menguatkan. Kelemahan pada salah satunya membuat dana besar tidak berdampak pada layanan. Oleh karena itu, keberhasilan anggaran diukur dari manfaat yang dapat dipertanggungjawabkan. Pada akhirnya, teori IFLA School Libraries Section Standing Committee menegaskan bahwa pustakawan perlu memahami kebutuhan perpustakaan sebagai salah satu dasar dalam menyusun rencana anggaran, sehingga anggaran menjadi amanah untuk menghadirkan ilmu, layanan, dan kemanfaatan berkelanjutan.

)- Tulisan ini, disarikan dari modul ajar mata kuliah Manajemen Maktabah part 9 Dosen pengampu Prof. Dr. H. A. Rusdiana MM.

https://s3.uinsgd.ac.id:9000/lms/materi/1789743799332.pdf

Azkiya Nurul Islami. Lahir di Bandung. Merupakan anak kelima sekaligus anak bungsu dari lima bersaudara. Pendidikan: Sekolah Dasar Negeri Magung 01 (lulus 2019), MTs Persis 20 Ciparay (lulus 2022), MA Persis 20 Ciparay (lulus 2025), dan saat ini kuliah di UIN Sunan Gunung Djati Bandung, Jurusan Manajemen Pendidikan Islam. Saat ini berstatus sebagai mahasiswa Program Studi Manajemen Pendidikan Islam UIN Sunan Gunung Djati Bandung. Aktivitas sehari-hari berfokus pada kegiatan akademik serta pengembangan pengetahuan dan pengalaman sebagai mahasiswa. Motivasi masuk UIN SGD Jurusan MPI: Ingin menambah pengalaman dan ilmu sebanyak-banyaknya, karena IPK saja tidak cukup untuk menghadapi kehidupan. Hobi: Membaca, mendengarkan musik, belajar hal-hal baru, serta menikmati waktu luang dengan scrolling TikTok. Motto: Tidak harus sempurna, yang penting selesai dan tidak lupa bahagia.