Strategi Pengelolaan Koleksi Perpustakaan untuk Memenuhi Kebutuhan Informasi Pemustaka

Oleh Silvia Nafiah

Mahasiswa MPI UIN Sunan Gunung Djati Bandung

Pertumbuhan cepat publikasi cetak dan digital telah membawa melimpahnya sumber informasi. Namun, kenyataannya terbentur anggaran, ruang penyimpanan fisik, dan kapasitas pengelolaan di perpustakaan. Banyak orang beranggapan bahwa dengan menambah koleksi secara masif baik melalui pembelian atau donasi akan otomatis meningkatkan kegunaan perpustakaan dan kualitas layanan informasi. Terjadi kesenjangan operasional akibat masalah seperti seleksi yang tidak tepat, duplikasi buku, menumpuknya koleksi donasi yang tidak relevan, prosedur pengadaan yang berbelit dan lama, serta administrasi inventaris yang tidak teratur dan tidak bertanggung jawab. Hal ini mengakibatkan anggaran dan sumber daya terbuang untuk materi yang tidak digunakan pengguna perpustakaan. Tujuan esai untuk menganalisis dan menerapkan mekanisme seleksi profesional, sistem pengadaan yang efisien, variasi sumber akuisisi yang tepat, dan administrasi inventaris yang tertib sebagai strategi operasional untuk memastikan bahwa layanan informasi perpustakaan tetap relevan, bertanggung jawab, dan efektif.Mari kita lihat 4 pilar Strategi Pengelolaan Koleksi Perpustakaan untuk Memenuhi Kebutuhan Informasi Pemustaka sebagai berikut:

Pertama, Seleksi menentukan kualitas koleksi yang akan dibangun perpustakaan. Kegiatan ini bukan sekadar memilih buku yang dianggap baik, tetapi merupakan keputusan profesional berdasarkan kebutuhan pemustaka, tujuan lembaga, kualitas sumber, anggaran, dan kebijakan koleksi. Pedoman IFLA menempatkan kebijakan pengembangan koleksi sebagai instrumen yang menyediakan pedoman bagi “selection and deselection of current and retrospective material”.Artinya, seleksi tidak hanya menentukan apa yang akan dibeli, tetapi juga berhubungan dengan evaluasi terhadap koleksi yang telah dimiliki. Aspek yang dinilai antara lain otoritas penulis, reputasi penerbit, ketepatan informasi, cakupan, kedalaman pembahasan, kemutakhiran, objektivitas, bahasa, kualitas penyajian, dan kesesuaian dengan tingkat pengguna. Prinsip utama seleksi dapat dirumuskan sebagai “tepat sumber, tepat pengguna, tepat kebutuhan, tepat format, dan tepat biaya.” Seleksi menjadi fondasi bagi pengadaan koleksi yang efektif.

Kedua, Pengadaan (acquisition) merupakan proses memperoleh bahan yang telah diseleksi untuk menjadi bagian dari koleksi atau sumber yang dapat diakses pemustaka. Aktivitasnya dapat mencakup verifikasi bibliografis, pengecekan duplikasi, pemesanan, pengendalian anggaran, penerimaan, pemeriksaan, pembayaran, dan pencatatan. Tahapannya meliputi penerimaan usulan, verifikasi kebutuhan, pengecekan katalog, seleksi, persetujuan, penentuan vendor atau sumber, pemesanan, pemantauan pesanan, penerimaan, pemeriksaan kesesuaian, pembayaran, dan penyerahan untuk inventarisasi. Dalam konteks e-resource, IFLA menekankan perlunya workflow yang mencakup ”selection, acquisition, licensing, access, administration, support, dan evaluation.” Hal tersebut memperlihatkan bahwa pengadaan elektronik mempunyai rantai kerja lebih kompleks daripada pembelian bahan fisik.

Ketiga, Pembelian memungkinkan perpustakaan memperoleh bahan secara terencana berdasarkan kebutuhan dan prioritas. Keunggulan pembelian ialah perpustakaan mempunyai kontrol lebih besar terhadap judul, edisi, format, jumlah, dan waktu pengadaan. IFLA menempatkan ”gifts and donations sebagai salah satu unsur yang perlu diatur secara jelas dalam kebijakan pengembangan koleksi.” Hal ini penting karena hadiah tetap membawa konsekuensi biaya seleksi, pengolahan, penyimpanan, pemeliharaan, dan penyiangan. Selain pembelian dan hibah, perpustakaan dapat memperoleh sumber melalui pertukaran publikasi, deposit kelembagaan, kerja sama antarpustaka, konsorsium, repositori, dan sumber open access. Perpustakaan harus memilih kombinasi sumber pengadaan berdasarkan relevansi, kualitas, legalitas, efisiensi, aksesibilitas, dan keberlanjutan, bukan semata-mata berdasarkan harga atau ketersediaan bahan.

Keempat, Inventarisasi adalah kegiatan mencatat bahan yang telah diterima sebagai bagian dari kekayaan atau koleksi perpustakaan. Berfungsi sebagai bukti kepemilikan, alat kontrol, dan dasar akuntabilitas koleksi. Secara tradisional, data inventaris dicatat dalam buku induk. Informasinya dapat mencakup nomor inventaris, tanggal penerimaan, pengarang, judul, penerbit, tahun, sumber perolehan, harga, jumlah, dan keterangan. Perpustakaan modern kemudian mengintegrasikan data tersebut ke dalam Integrated Library System. Pengendalian juga dilakukan melalui stock opname, yaitu pencocokan data sistem dengan keberadaan koleksi secara fisik. Dari kegiatan ini dapat ditemukan bahan hilang, salah rak, rusak, atau belum tercatat dengan benar.

Tulisan ini disarikan dari modul  ajar Mata Kuliah Intership Dosen pengampu Prof.Dr.A.Rusdiana,M.M.

https://digilib.uinsgd.ac.id/142678/1/bahan_ajar_manajemen%20maktabah%20perpustakaan.pdf