Urgensi Kebijakan Pengelolaan dan Pengembangan Koleksi dalam Meningkatkan Kualitas Perpustakaan

Oleh Nadya Sekar Djati

Mahasiswa MPI/s1 Kelas 3-B UIN Sunan Gunung Djati Bandung

Perpustakaan perguruan tinggi sering kali menghadapi tantangan berupa pengadaan buku yang

kurang  tepat sasaran  dan anggaran  yang  tidak terserap  secara optimal.  Banyak  yang mengasumsikan bahwa kualitas perpustakaan hanya diukur dari banyaknya jumlah buku yang dimiliki. Padahal,  terdapat  gap antara besarnya  jumlah koleksi  dengan tingkat  pemanfaatan serta relevansinya terhadap kurikulum. Fenomena ini menunjukkan perlunya pergeseran fokus dari kepemilikan menjadi aksesibilitas. Penulisan esai ini bertujuan untuk menjelaskan urgensi kebijakan pengelolaan dan pengembangan koleksi secara sistematis dalam meningkatkan mutu layanan perpustakaan.

Pertama: Konsep dan Prinsip Pengelolaan Koleksi

Pengembangan koleksi merupakan proses manajerial berkelanjutan yang tidak sekadar berfokus pada pembelian buku.  Siklusnya mencakup  identifikasi kebutuhan, seleksi, pengadaan, pemeliharaan, evaluasi, hingga  penyiangan. Berdasarkan pedoman IFLA, tugas utama perpustakaan adalah select, maintain, and provide access. Pengelolaan koleksi bertumpu pada tiga prinsip utama: relevansi dengan misi lembaga dan kurikulum, keseimbangan dalam keragaman subjek serta format, dan kemutakhiran yang mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan. Siklus dinamis ini memastikan bahwa perpustakaan dapat memenuhi kebutuhan pemustaka secara efektif dan efisien demi menjaga mutu layanan secara berkelanjutan.

Kedua: Analisis Kebutuhan dan Karakteristik Pemustaka

Pemustaka  perguruan tinggi merupakan kelompok heterogen yang terdiri  atas mahasiswa, dosen, dan peneliti dengan tingkat literasi serta kebutuhan informasi yang beragam. Analisis kebutuhan  berfungsi  menghubungkan  keputusan pengadaan  dengan  kondisi  nyata  melalui pendekatan evidence-based collection development. Data kebutuhan dihimpun melalui survei, wawancara,  statistik peminjaman, log akses  digital, hingga analisis  kurikulum. Informasi manajerial ini menjadi dasar rasional bagi pustakawan dalam menentukan prioritas pengadaan subjek, jumlah eksemplar, tingkat  kedalaman materi, serta pilihan format  koleksi agar tepat sasaran dan berorientasi pada pemenuhan kebutuhan pemustaka.

Ketiga: Jenis dan Sumber Koleksi Cetak serta Digital

Perpustakaan modern mengelola koleksi berbasis multiformat. Koleksi cetak seperti buku teks dan jurnal tetap penting untuk pembelajaran mendalam, koleksi lokal, dan nilai historisnya. Di sisi lain, koleksi  digital  seperti e-book, e-journal, dan repositori  memberikan keunggulan aksesibilitas cepat tanpa batasan ruang dan waktu. Sumber pengadaan dapat diperoleh melalui pembelian, langganan, hibah, konsorsium, hingga open access. Orientasi manajemen koleksi kini bergeser dari sekadar kepemilikan (ownership) menjadi kombinasi kepemilikan dan penyediaan akses (access) untuk mengoptimalkan jangkauan layanan informasi.

Keempat: Penyusunan Kebijakan Pengembangan Koleksi

Kebijakan pengembangan koleksi adalah dokumen manajerial tertulis yang memberikan pedoman, batas, dan standar  objektif bagi seluruh keputusan koleksi. Kebijakan ini sangat