19 KUNCI RAPAT BERMAKNA

Oleh DEDE N. ZOHARI

(KETUA MKPS SMK PROVINSI JAWA BARAT/Komunitas Cinta Indonesia/KACI #PASTI BISA#)

Para pegawai baik itu pendidik, kepala sekolah atau pengawas sekolah dan tata usaha sering melaksanakan pertemuan dengan istilah yang tidak asing lagi bagi telinga semuanya yaitu rapat.  Sering juga setelah rapat malah menjadi konflik atau gossip, selain itu banyak juga yang kecewa atas hasil rapat atau Rencana Tindak Lanjut selesai rapat menjadi Rencana Tidak Lanjut. Rapat bisa berupa rapat staf, kelompok kerja atau team work, berbagi  informasi, brainstorming, ceremonial, dan lain sebagainya. Oleh karena itu pada kesempatan ini penulis akan mencoba membedah rapat yang baik  agar benar benar menjadi kegiatan yang bermakna baik untuk pengambil kebijakan atau untuk peserta rapat itu sendiri.

A.      SEBELUM RAPAT

1.      Menaksir Urgensi Rapat.

Rapat sebaiknya dilaksanakan untuk pengambilan keputusan penting dan melibatkan banyak orang untuk menyelesaikan masalah melalui diskusi mendalam. Rapat tentu saja tidak digunakan hanya untuk berbagi informasi biasa yang tidak membutuhkan tanggapan yang mendalam. Pembicaraan ide, gagasan atau sharing informasi bisa dilakukan melalui  file sharing melalui Grup WhatsApp, email leaflet, flyer dan sebagainya.

2.      Mempertimbangkan Apa yang Harus Dibawa.

Suatu rapat agar bermakna setiap orang peserta apalagi tuan rumah tidak boleh membawa tangan kosong namun sudah mempersiapkan dari mulai alat tulis seperti notes, aplikasi notes di HP, perundangan atau regulasi yang berlaku, kebijakan, surat edaran dan sebagainya. Bagus sebelum rapat sudah dibicarakan apa yang harus dibawa oleh peserta rapat. Patut dipertimbangkan untuk dibagikan kepada peserta seperti: data dan statistic, bagan dan laporan, program atau perencanaan, notulen rapat sebelumnya atau rapat yang relevan.

3.      Biarkan Semua Orang Mengetahui Agenda

Suatu rapat dimulai dari pembicaraan kecil atau jika rapat lanjutan maka agenda rapat yang akan dilaksanakan sudah memiliki tujuan rapat dengan jelas yang dinyatakan dalam surat undangan rapat. Hal ini dilakukan agar orang tetap focus pada pencapaian  tujuan rapat, karena sering rapat dijadikan curhat atau membicarakan hal diluar tujuan rapat.

4.      Mengundang Orang yang Harus Ada pada Saat Rapat

Rapat sudah seharusnya hanya mengundang orang orang yang sangat berkepentingan saja terhadap proses atau hasil rapat. Tidak baik pada suatu rapat ada orang yang tidak berkepentingan dan berfungsi hanya sekedar tahu dan mendengar saja. Selain hasil rapat bisa bocor kepada orang yang tidak berkepentingan juga pembicaraan bisa melantur tidak focus.

5.      Tetap Berpegang pada “Two Pizza Rule”

Kaidah mengungkapkan terlalu banyak koki bisa merusak kaldu? Itu benar. Penelitian telah menunjukkan penambahan 1 orang dari 7 orang yang rapat akan mengurangi efektivitas pengambilan keputusan yaitu sekitar 10 persen. Semakin besar peserta rapat, semakin banyak perilaku kontraproduktif dan agresi antarpribadi. Alasannya cukup jelas,  seperti disampaikan oleh Jeff Bezos CEO Amazon yaitu: semakin banyak orang, semakin banyak diskusi diperlukan, semakin banyak ketidaksepakatan terjadi, dan semakin meningkat.ketegangan.

6.      Perencanaan Teknis Rapat

Sebuah rapat akan memiliki persepsi yang bagus manakala segala sesuatu terencana sampai pada support system nya. Ruangan yang digunakan rapat harus nyaman seperti jauh dari kebisingan, hilir mudik orang lewat, pencahayaan yang baik, terdapat pengharum ruangan. Jika pada siang hari dipastikan ada makan siang dan jika pada pagi hari selayaknya ada minuman, the atau kopi dan camilan. Situasi nyaman pada waktu rapat akan berdampak pada partisipasi peserta rapat.

7.      Persiapkan Presentasi

Presentasi rapat baiknya seba ringkas, power point yang digunakan dalam presentasi hanya berisi point-point yang bernas bukan power sentence apalagi presentasi menggunakan tulisan di word. Bagus jika presentasi menggunakan Mind Manager atau Power point dari MS Office 365 sehingga orang bisa langsung menggunakan hp nya untuk menanggapi, bertanya atau menjawab melalui link yang diberikan oleh presenter. Jika ingin presentasi yang lebih bagus,  boleh menggunakan canva atau prezi selain lebih atraktif juga interaktif.

B.      SELAMA RAPAT

1.      Mendorong semua orang untuk berkontribusi

Sebuah meta-analisis dari 200 studi tentang psikologi pertemuan menunjukkan bahwa pemain tingkat tinggi menggunakan pertemuan sebagai cara untuk menetapkan tujuan, mendapatkan umpan balik dari tim, dan membantu individu memahami masalah di tempat kerja. Sangat penting bagi semua peserta rapat untuk berkontribusi dalam diskusi dan perencanaan.

Peserta mungkin kehilangan informasi penting tentang situasi yang sedang berkembang, atau kehilangan wawasan berharga yang mengemukan Ketika rapat, jika peserta hanya duduk diam-diam di bagian belakang alih alih menyuarakan pendapat, gagasan atau idenya. Pemangku rapat wajib mengkodisikan sampai setiap peserta memberikan suaranya..

2.      Perlu membangun Sense of humor  dengan 1 atau 2 joke

Sama seperti berbagai acara lain baik yang sangat serius sekalipun ketika dibumbui oleh humor yang elegan, hadirin atau peserta rapat akan lebih melebur dan nyaman lebih jauh peserta menjadi tidak segan untuk berpartisipasi secara aktif. Seorang presenter konon jika mampu membuat peserta tertawa beberapa kali terkesan lebih cool dan Smart   dibandingkan dengan presenter yang monoton tentu akan menjemukan sehebat apapun presentasinya. Humor memiliki efek positif untuk menikmati rapat atau pertemuan dan tentu saja team work secara umum. Jika merasa kesulitan tentang bagaimana melucu artikel selanjutnya akan berbicara tentang strategi melucu.

3.      Memperhatikan Bahasa tubuh

Sangat penting memperhatikan bahasa tubuh Ketika rapat, baik peserta apatah lagi presenter. Bisa kita bayangkan jika seorang presenter matanya selalu melirik  kepada peserta yang cantik, presenter terlalu banyak mengulang ulang kata yang sama, arah pembicaraan berubah ubah di tengah kalimat atau gestur tubuh dan roman muka yang datar tentu akan sangat membosankan dan kurang menarik. Begitu juga hal nya peserta jika diberi kesempatan kemudian berbicara dengan tangan bersedekap, atau berbicara dengan pandangan menunduk membaca catatan,  suara  terlalu keras sehingga terkesan sombong, atau terlalu tenang sehingga terkesan kurang percaya diri dan seterusnya tentu akan mengganggu peserta yang lain.

4.      Jaga Keringkasan Rapat

Waktu rapat yang dapat membuat peserta nyaman adalah antara 30 menit sampai 1 jam. Waktu ini cukup untuk orang menyerap berbagai informasi dan menyenangkan, lebih lama dari waktu itu peserta lebih banyak melamun atau parahnye mengerjakan tugas lain selama rapat berlangsung.  Sangat penting untuk mengingatkan dan meningkatkan kompetensi berbicara setiap peserta rapat. Pembicaraan yang paling bagus adalah pengungkapan masalah (kesenjangan antara idealita dan realita)  dilanjutkan dengan alternatif solusi dan rekomendasi. Maka ketua rapat tinggal menentukan bagaimana mengeksekusi dari beberapa rekomendasi yang ada.

5.      Bijaksana dan Bijaksini

Pada waktu rapat berbagai kemungkinan konflik dan terjadinya deadlock bisa terjadi, untungnya di Indonesia ini Pancasila memberikan falsafah kehidupan yaitu hikmah kebijaksanaan dalam permusyawaratan. Kebijaksanaan yaitu kepandaian menggunakan budi akal  (pengalaman dan pengetahuannya) dalam musyawarah atau rapat yang baik adalah kemufakatan tidak selalu harus menang dan kalah seperti pertandingan. Dunia Pendidikan abad 21 apalagi  sangat mengedepankan kolaborasi alih alih dari kompetisi. Pada waktu rapat dibutuhkan itikad baik, keluhuran budi dan semangat mencari solusi untuk kebaikan dan pencapaian tujuan organisasi atau institusi daripada mengedepankan ego pribadi. Ketika ego pribadi mengemuka dengan dengan terbuka atau melalui alibi tersembunyi dalih apapun sulit untuk memperoleh kebersamaan hakiki. Alibi pribadi akan menghilangkan kebijaksanaan yang muncul dari nurani sejati, menuntuk bijak ke sebelah sana namun sering lupa bijak ke sebelah sini. 

6.      Menghindari Keluhan dan Curhatan

Rapat sebaiknya terhindar dari nuansa keluhan, namun lebih kepada pembahasan efektifitas dan efisiensi, meskipun Ini tidak hanya berarti tidak boleh mengeluh,  namun pimpinan rapat segera mengarahkan anggota tim yang mengeluh. Begitu ada peserta  mulai mengeluh, sebenarnya sedang menciptakan suasana keputusasaan. Jadi, pimpinan rapat harus cepat menjauhkan pembicaraan dari hal demikian. Mendengarkan keluhan terlalu sering bisa mengakibatkan depresi dan kecemasan, khususnya di tempat kerja di mana setiap tim diharapkan dapat menahan emosi dan apalagi sampai meledak. Pimpinan rapat  sebaiknya mendorong peserta untuk menyuarakan keprihatinan mereka dengan cara yang lebih produktif, seperti mengirimkanya melalui email setelah rapat sebagai bagian dari proses umpan balik dan menindaklanjuti setiap keluhan yang berdampak strategis. 

7.      Tetap Fokus dan Partisipasi Penuh

Rapa yang focus pada tujuan akan hemat waktu, ada baiknya dalam jadwal sudah diagendakan tiap pembahasan memerlukan waktu berapa lama serta tujuan dari pembahasan  tertera dan diketahui seluruh peserta rapat. Partisipasi penuh sangat memungkinkan untuk hasil pembahasan lebih mendalam, berbagai kemungkinan resiko menjadi terpetakan. Keterampilan pimpinan rapat untuk terus mengarahkan pada tujuan dari spektrum pembicaraan yang kadang terlalu melebar sangat diperlukan. Pada waktu orang berbicara sering peserta lain terbuai oleh gaya bicara dan charisma atau ketokohan seseorang meskipun inti dari pembicaraan menyimpang dari tujuan rapat, hal demikian memerlukan keterampilan pengendaliian dari pimpinan rapat.

C.      SETELAH RAPAT

1.      Pembagian Risalah rapat

Rapat usai jarang ada notulist yang menyebarkan hasil tulisan rapat kepada peserta rapat, apalah gunanya rapat efektif dan efisien jika hasil rapat tidak tercatat dan risalahnya tidak diketahui oleh para peserta rapat. Sangat baik jika selesai rapat dihasilkan catatan lengkap rapat untuk kemudian dibagikan yang berisi:

a.     Nama-nama semua peserta yang hadir

b.     Ringkasan singkat agenda

c.     Setiap tindakan / tugas

d.     Semua tenggat waktu / tanggal jatuh tempo di atas

e.     Poin-poin utama dibahas

f.       Setiap keputusan dibuat

g.     Dokumen yang digunakan, termasuk gambar, file terlampir

Jika tidak memungkinkan seperti diatas dapat juga notulist menuliskan siapa dan berbicara apa serta tanggapan dari peserta lain bagaimana kemudian seperti apa kesimpulan yang diputuskan oleh pimpinan rapat.

2.      Meminta Umpan Balik

Selesai rapat dilaksanakan sangat baik dengan menggunakan kuesioner bisa melalui aplikasi google form, survey monkey dll meminta pendapat peserta rapat mengenai:

a.   Relevansi hasil rapat dengan tujuan

b.   Penilaian Hasil Rapat

c.   Penilaian Bahan Rapat

d.   Penilaian Presentasi

e.   Kejelasan tujuan Rapat

f.     Kejelasan agenda rapat

g.   Prefesionalisme kerja panitia

h.   Fasilitas rapat

i.     Ketepatan waktu dan lain lain sesuai dengan besar kecilnya rapat

Umpan balik ini dibahas ketika akan melaksanakan rapat selanjutnya baik berupa rapat lanjutan dengan tema yang sesuai atau rapat lain. Perbaikan yang berkelanjutan dapat membentuk kultur yang baik dalam menyelenggarakan rapat.

3.      Rencana Tindak Lanjut

Setelah selesai rapat adalah waktu terbaik untuk merencanakan tindak lanjut hasil rapat, Rencana tindak lanjut bisa mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:

a.   Tentukan tugasnya.

b.   Beri nama orang yang ditunjuk untuk menyelesaikan tugas.

c.   Tentukan batas waktu penyelesaian.

d.   Tentukan input, output, outcome untuk penyelesaian tugas.

e.   Setelah selesai merencanakanya dan meletakkannya di dokumen, penting untuk diingat untuk sosialisasi rencana tersebut kepada semua orang yang terlibat dalam tugas itu dan mereka yang bertanggung jawab dalam pelaksanaannya.

Mudah mudahan tulisan tentang rapat ini bisa memberikan pencerahan sehingga setiap rapat yang telah dilakukan lebih bermakna untuk terus meningkatkan mutu setiap kegiatan.