BELAJAR SURAT DINAS DAN SURAT LAMARAN PEKERJAAN SEBAGAI PERSIAPAN UJIAN SEKOLAH

Oleh Cicih Sukarsih 

(SMA Negeri 1 Leuwiliang)

Yang sesuai dengan silabus kelas XII adalah materi surat lamaran pekerjaan, yang sempat menghilang satu periode. Bagi penulis walaupun sempat tidak ada dalam silabus, penulis tetap memberikan materi ini pada siswa kelas XII karena dipikir kebermanfaatannya lebih banyak. Dalam silabus kelas XII tidak dibahas surat dinas. Tapi penulis selalu menyertakan surat dinas sebelum ke surat lamaran pekerjaan, karena sebagai pengantar dan untuk memudahkan pembahasan.

Sejujurnya, materi ini hanya sebatas untuk mempersiapkan ujian-ujian sekolah, karena pada kenyataannya surat-surat yang dipakai oleh instansi-instansi  baik pemerintah atau pun swasta sudah terformat dan berlaku seumur-umur, sudah dibakukan seperti itu. Sempat penulis berdebat dengan seorang widyaiswara dari kearsipan nasional saat prajabatan dulu. Kita diberikan pelajaran tentang persuratan. Waktu itu teman penulis membuat contoh di depan, dan penulis koreksi sesuai ketentuan yang penulis dapatkan dan selalu dipakai di sekolah. Jawabannya sudah tidak bisa diubah karena sudah ketentuannya demikian. Akhirnya penulis menyatakan di situ kepada widyaiswara, bahwa pembelajaran surat yang penulis berikan di sekolah hanya sebatas untuk Ujian Nasional, setelah itu tidak perlu dipakai.

Terlepas dari itu, penulis tetap memberikan materi surat pada siswa kelas XII, entah mau dipakai tidaknya oleh mereka setelah mereka nanti ada pada bidang itu, dan itu selalu penulis informasikan agar mereka paham nanti pada kenyataan yang sebenarnya. Karena mereka juga sering bertanya tentang suat yang mereka terima dari sekolah, atau dari tempat lain yang sempat mereka amati berbeda jauh dengan pengetahuan tentang surat yang mereka ketahui. Entah mengapa kalau pun sudah banyak yang mengetahui pada akhirnya selalu mengikuti ketentuan yang sudah dibakukan oleh instansi-instansi baik pemerintah ataupun swasta.

Surat menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI: Edisi Keempat, 2011: 1360) adalah kerts dsb. yang bertulis (berbagai-bagai isi maksudnya), Surat Dinas menurut KBBI: Edisi Keempat, 2011: 1360 adalah surat yang dikirimkan oleh kantor pemerintah (bebas dari biaya), sedangkan Surat lamaran atau surat permohonan pekerjaan adalah surat yang dibuat oleh seseorang kepada instansi (pemerintah atau swasta) untuk dapat memperoleh pekerjaan.

Bentuk surat menurut  legalitas persuratan di Indonesia ada tujuh bentuk yaitu bentuk lurus penuh (fullblock style), lurus (Block style), setengah lurus (Semi block style), lekuk (indented style), menggantung  (hanging), Indonesia lama, dan Indonesia baru. Semua bentuk ini boleh digunakan asal konsisten dengan aturan bentuknya. Tidak mencampuradukan sehingga menjadi bentuk ke delapan yaitu bentuk saka (sakahayang dalam bahasa Sunda, kalau bahasa Indonesianya semaunya sendiri), yang akhirnya bentuknya tidak beridentitas. (Bentuk surat dapat dipelajari pada buku surat-menyurat). Bentuk surat untuk lamaran pekerjaan menggunakan bentuk surat Indonesia baru.  Selanjutnya untuk bagian-bagian surat. Penulis selalu memberikan kode (memakai abjad) pada bagian surat, untuk mempermudah mengingat.

Bagian A adalah kepala surat atau lebih dikenal dengan kop surat, bagian ini berisi logo instansi (sebelah kiri instansi yang lebih tinggi kedudukannya, dan sebelah kanan instansi yang bersangkutan), nama instansi atasan dan instansi yang bersangkutan, alamat, nomor surel, dan lainnya yang mendukung. Ketentuan dalam kop surat yang harus diperhatikan, untuk tulisan instansi atasan ukuran huruf tidak lebih tinggi dari huruf instansi yang bersangkutan (jika instansi yang lebih tingginya berukuran 12/14, instansi yang bersangkutan 14/16), memakai huruf kapital semuanya. Untuk alamat pada kop, bergantung instansi tersebut memakai tidaknya, karena ini akan berhubungan dengan kode C (alamat surat). Ketentuan lain yaitu jika memakai alamat, jangan disingkat dan  tidak memakai tanda baca.untuk telefon, faximile, dan surel, sesuaikan dengan kebutuhan. 

Bagian A, kop surat hanya berlaku untuk surat dinas. Sedangkan surat lamaran pekerjaan tidak menyertakan bagian ini, karena dibuat oleh individu.

Bagian B adalah pokok surat yang terdiri atas nomor surat, perihal, dan lampiran. Nomor surat biasanya terdiri atas nomor surat keluar, ada yang dua digit, tiga digit, atau empat digit (01/001/0001) disesuaikan dengan kebutuhan setiap instansi yang merujuk pada besar kecilnya instansi dan periodesasi pergantian administrasi. Juga ada kode instansi (bagian atau lainnya berdasarkan kesepakatan instansi yang bersangkutan), kemudian ada bulan pembuatan yang ditulis dengan angka Romawi, dan diakhiri dengan tahun pembuatan surat. Yang harus diperhatikan, untuk memisahkan nomor surat, kode, bulan, dan tahun diberi tanda garis miring. Dan penulisannya tanpa spasi. Bagian B selanjutnya adalah perihal, yaitu yang menyatakan gambaran isi surat. Mengingat perihal ini sebagai gambaran isi surat maka penulisannya harus singkat, padat  dan jelas yang dapat menyampaikan isi surat itu. Cara penulisannya semua diawali dengan huruf kapital. Contoh, Perihal: Undangan Rapat Orang Tua Siswa Tahun Ajaran 2021-2022. Tidak hanya ditulis undangan, tapi harus jelas menggambarkan isi surat.  Bagian B yang terakhir adalah lampiran. Lampiran berarti segala hal di luar surat itu yang diikutsertakan dengan surat. Maka dari itu, jika surat itu tidak mengikutsertakan hal yang lainnya, kita tidak perlu mencantumkan kata lampiran dalam bagian B, tidak pula mengosongkan rinciannya dengan memberi tanda penghubung. (mubazir dalam persuratan). Jadi sudah saja nomor dan perihal yang ditulis. Cara penulisannya kalau ada lampiran adalah: lampiran yang terdiri atas 1-9 ditulis dengan huruf dan tidak digabung dengan angka. Penulisan diawali dengan huruf kapital.

Contoh:

Lampiran: Satu Lembar atau Satu Berkas.

Jika lampiran dimasukan ke dalam amplop seperti surat lamaran pekerjaan atau dijilid, berarti kata berkas yang dipakai bukan lembar.

Bagian B ini akan ada kaitannya dengan bagian F (isi surat) terutama pada bagian pembuka surat.

Contoh bagian B yang terdapat lampiran

Nomor             : 001/01-Mohawika/II/2022

Perihal            : Undangan Rapat Pergantian Kepengurusan

Lampiran        : Satu Lembar

Contoh bagian B yang tidak terdapat lampiran

Nomor             : 001/01-Mohawika/II/2022

Perihal            : Undangan Rapat Pergantian Kepengurusan 

Contoh bagian B untuk surat lamaran pekerjaan

Perihal            : Lamaran Pekerjaan

Lampiran        : Satu Berkas

Bagian C adalah tanggal surat atau titimangsa surat. Kita mencantumkannya pada bagian sebelah kanan atas. Ketentuannya jika pada bagian A sudah dituliskan alamat, tanggal surat tidak perlu lagi mencantumkan nama kota kabupaten/kota madya, cukup tanggal, bulan dan tahun (tanggal biasakan dengan dua digit, bulan dengan huruf, dan tahun tidak disingkat, tidak pula memakai tanda penghubung). Sebaliknya jika pada bagian A tidak disertakan alamat, kita wajib mencantumkan nama kota kabupaten/kotamadya.

Contoh  penulisan bagian C jika bagian A terdapat alamat :

11 Februari 2022

Contoh penulisan bagian C jika bagian A tidak terdapat alamat:

Bogor, 11 Februari 2022 

Bagian D adalah alamat surat. Di sini yang sering sekali terlihat banyak kejanggalan. Yang harus diingat ketentuan penulisan pada alamat surat, pertama tidak memakai kata kepada (karena kata kepada hanya ditujukan untuk lisan bukan untuk tulis ini dilakukan demi kecermatan berbahasa), jadi yang dipakai adalah Yth. (tidak juga diuraikan menjadi Yang terhormat, karena ada salam pembuka Dengan hormat, jadi tidak ditulis dua kali).penulisan Yth. Diawali huruf kapital, kemudian diakhiri tanda titik sebagai tanda penyingkatan. Kedua tidak memakai kata nomor atau no. langsung saja pada angkanya. Ketiga tidak ada tanda baca apapun. Yang keempat tidak ada penyingkatan selain YTh. (biasanya seringa da penyingkatan kata jalan yang menjadi jl atau jln.) Dan  yang kelima tidak memakai kata di, langsung saja tujukan alamat lengkapnya. Singkatan kata untuk gelar akademis, pangkat, dan jabatan tidak perlu diawali dengan sapaan Bapak/Ibu. Dan yagn terakhir setelah menulis kota kabupaten/kotamadya tidak diakhiri tanda titik.

Contoh:

Yth. Kepala SMA Negeri 1 Leuwiliang

Jalan Raya Leuwiliang 47

Leuwiliang Bogor

Bogor 16640

Bagian E adalah salam pembuka, untuk surat dinas dan surat lamaran pekerjaan yang digunakan adalah salam resmi, bukan salah keagamaan, salam kedaerahan, kondisi tertentu atau lainnya. Cukup salam resmi, dan yang digunakan adalah Dengan hormat (awali huruf kapital dan kata hormat huruf kecil akhiri tanda koma, jadi Dengan hormat,).

Bagian F adalah bagian  isi surat yang terdiri atas F-1 alinea pembuka, F-2 alinea isi, dan F-3 alinea penutup. Pada bagian F-1 yaitu Alinea pembuka, kita harus merujuk pada bagian B. Jika bagian B lengkap (terdapat lampiran), kalimat pembuka diawali dengan frasa Bersama surat ini (karena ada yang disertakan dengan surat yaitu lampiran). Pada surat lamaran pekerjaan frasa Bersama surat ini ada pada alinea kedua. Jika bagian B tidak lengkap (tidak ada lampiran), kalimat pembuka diawali frasa Dengan ini. Jika terdapat keterangan secara tertulis (iklan, SK, atau undangan), kalimat pembuka diawali dengan Berdasarkan atau Sehubungan dengan. Dan jika ada pernyataan lisan sebelumnya, kalimat pembuka diawali dengan frasa Melalui surat ini.

Pada surat lamaran jika bersumber dari iklan pakai Berdasarkan iklan atau Sehubungan dengan iklan  sebagai kalimat pembukanya. Jika itu bersumber dari inisiatif kalimat pembuka diawali dengan Yang bertanda tangan di bawah ini pemohon (atau saya) selanjutnya tandai koma dan lanjutkan dengan rincian (mau dilanjutkan dengan alinea pembuka silakan, mau dirinci ke bawah juga silakan, dengan catatan bahwa penulisan rincian tidak menggunakan huruf kapital.

Contoh F-1 surat lamaran pekerjaan dengan sumber inisiatif

Yang bertanda tangan di bawah ini saya,

nama                           :

tempat, tanggal lahir :

jenis kelamin              :

agama                         :

kewarganegaraan      :

pendidikan terakhir   :

alamat sekarang         :

Bagian F-2 adalah bagian Alinea isi. Yang sering terjadi kesalahan pada surat dinas bagian F-2 adalah pada rincian pelaksanaan acara. Di sini jarang memperhatikan pemggunaan huruf dan tanda baca titik dua. Yang harus diingat di sini bahwa rincian itu adalah bagian dari Alinea isi, jadi walaupun penulisannya dipisahkan dari alineanya, itu masih menjadi rangkaian, maka penulisannya tidak diawali dengan huruf kapital dan tanda titik dua tidak disimpan pada kata pada.

Contoh F-2 surat dinas

Kegiatan ini akan dilaksanakan pada

hari                 :

tanggal            :

waktu              :

tempat             :

acara               :

Sedangkan untuk F-2 dalam surat lamaran pekerjaan, diawali dengan frasa Bersama surat ini (karena menyertakan lampiran).

Contoh F-2 surat lamaran pekerjaan

Bersama surat ini saya mengajukan permohonan untuk dapat diterima sebagai karyawan pada PT Kolang-Kaling yang Bapak/Ibu pinpin. Sebagai bahan pertimbangan Bapak/Ibu, di bawah ini saya lampirkan keterangan sebagai berikut:

1.   fotokopi ijazah yang dilegalisasi

2.   fotokopi transkrip nilai yang dilegalisasi

3.   Surat Keterangan Catatan Kepolisian dari Polsek Leuwiliang

4.   surat keterangan sehat dari Puskesmas Leuwiliang

5.   fotokopi KTP

6.   Daftar Riwayat Hidup

7.   pasfoto ukuran 4x6 cm sebanyak 2 lembar

Perhatikan cara penulisannya, ada yang diawali dengan huruf kecil dan ada yang harus diawalai dengan huruf kapital pada semua unsur katanya, 

Pada bagian F-3 yaitu bagian penutup surat yang sering terjadi kesalahan adalah pada kalimat bagian akhir penutup, seperti penggunaan kata sebelumnya dan sesudahnya (ini terkesan memaksa), pada frasa harap maklum adanya (ini juga terkesan memaksa), penggunaan kata nya pada frasa atas perhatiannya/atas kerja samanya (bahkan kata majemuk kerja sama disatukan). Penggunaan sapaan yang memakai huruf kecil, pada saat mengucapkan tidak jelas siapanya karena ambigu, antara kata Bapak?Ibu dan saya tau kami tidak memakai tanda koma, dan kata ucapkan (ada saja dengan kata diucapkan atau ucapkan,  di sini kita sedang melakukan, yang dipakai adalah mengucapkan). Jadi untuk bagian Alinea penutup ini sebetulnya cukup singkat.

Contoh penulisan bagian F-3

Demikain surat ini saya sampaikan. Atas perhatian Bapak/Ibu, saya mengucapkan terima kasih.

Contoh F-3 surat lamaran pekerjaan

Besar harapan saya semoga Bapak/Ibu dapat mempertimbangkan permohonan ini. Atas perhatian dan kebijaksanaan Bapak.Ibu, saya mengucapkan terima kasih.

Bagian G adalah bagian salam penutup surat. Ini harus disesuaikan dengan salam pembuka (bagian E), berhubung adanya pada surat dinas jadi di sini salam penutup pun memakai salam resmi. Cukup dengan frasa Hormat saya atau Hormat kami. (kata Hormat awali huruf kapital, sedangkan kata saya atau kami tetap huruf kecil, akhiri tanda koma. Jadi penulisannya adalah Hormat saya, atau Hormat kami,).

Pada surat lamaran pekerjaan yang dipakai adalah Hormat saya, (Hormat pemohon,) setelah itu bubuhi tanda tangan dan nama jelas di bawah tanda tangan.

Bagian H adalah bagian tembusan. Ini khusus untuk surat dinas. Tembusan ini dipakai untuk diketahui oleh instansi-instansi terkait. Penulisannya diawali dengan instansi tertinggi terus diikuti sampai ke yang bersangkutan (dari tertinggi s.d. terrendah). Surat lamaran pekerjaan tidak ada bagian H.

Bagian I adalah bagian inisial dalam surat dinas. Ini dibuat hanya untuk keperluan dalam instansi yang bersangkutan bagian administrasinya. Tidak menyangkut yang lain, artinya inisail hanya ada pada arsip surat, tidak akan ditemukan pada surat yang kita terima. Inisial ini dibuat untuk menandakan pengonsep surat (biasanya kepala administrasinya) dan pengetik surat (bawahan yang ditunjuk). Jika terjadi kesalahan pada surat dapat dirujuk pada pengonsep dan pengetiknya yang tertera pada bagian bawah surat sebagai arsip. Penulisan untuk pengonsep memakai kapital semua (Contoh FH dari Fitrina Handayani) sedangkan untuk pengetik hanya diawali huruf kapital (Ai dari Astri Indriasari). Jadi penulisan inisialnya RH/Ai.

Bagian I pada surat lamaran pekerjaan tidak digunakan.

Tak ada salahnya kita berani memperbaiki surat sesuai ketentuan yang berlaku. Jangan selalu membuat surat dengan terus mempertahankan kesalahan. Semoga dapat dimplementasikan oleh tenaga admistrasi terutama pada lingkungan sekolah.