SI BUKU TEBAL

Oleh Yani Irawati, S.Pd.I.

Oleh Yani Irawati, S.Pd.I.

(Staf TU SMK Negeri Cikalongkulon Bag. Kesiswaan)

“Sampaikanlah dariku walau hanya satu ayat” (HR. Bukhari). Berpijak dari hadis tersebut penulis ingin berbagi pengetahuan tentang aktivitas yang menjadi keseharian penulis sebagai wanita yang bekerja di luar rumah. Penulis merupakan istri dan ibu dari tiga putra mengabdi sebagai staf Tata Usaha (TU) sejak tahun 2008 hingga sekarang. Bekerja di Sekolah Menengah Kejuruan Negeri 1 Cikalongkulon (SMKN) di bagian Staf Tata Usaha yang ditugaskan memegang bagian dari kesiswaan di SMKN I Cikalongkulon, sehari-hari penulis mengutamakan menulis nilai di buku induk siswa dari tingkatan kelas X (sepuluh) sampai dengan kelas Xll (dua belas). Selain Buku Induk ada pula buku Klaper yang harus dilengkapi.

Buku Induk Siswa atau buku pokok adalah kumpulan daftar nama siswa sepanjang masa dari sekolah. Setiap siswa harus dicatat dalam buku tersebut. Data-data tersebut diambil dari fomulir pada saat Pendaftaran Penerimaan Peserta Didik Baru (PPDB) yang sudah ada di Operator Sekolah.

Klaper adalah kumpulan nama-nama siswa satu tingkat yang sesuai dengan abjadnya. Apabila ada siswa yang keluar, tinggal dicatat dalam buku klaper tersebut. Hal itu dilakukan agar mempermudah dalam mengarsipkan apabila di kemudian hari diperlukan. Berikut diuraikan beberapa hal yang dicantumkan dalam Buku Klaper.

Buku Klaper berfungsi untuk:

1.         Mencatat surat masuk

2.         Mencatat surat keluar selama satu tahun

3.         Mencatat surat yang akan disimpan

4.         Tanda terima surat

5.         Mencatat surat masuk dan keluar

Demikian kompleksnya hal-hal yang tertera di Buku Klaper di atas membuat penulis harus memiliki kejelian agar meminimalkan kesalahan. Ternyata menulis buku induk dan buku klaper itu bukan sekadar menulis tapi di situ kita dituntut untuk teliti dalam penulisan nilai siswa dan juga semua tentang data data siswanya harus lengkap.

Di sebuah satuan pendidikan setiap sekolah wajib memiliki buku induk siswa, pengarsipan tentang seluruh peserta didik tentunya merupakan tugas para staf Tata Usaha (TU). Di dalamnya terdapat indentitas siswa, perkembangan, dan data lainnya yang berkaitan dengan siswa dari mulai masuk sampai nanti sebagai alumni. Adapun data-data tersebut yaitu:

1.         Nama Siswa

2.         Nomor NIS/NPSN

3.         Indentitas Siswa

4.         Nama Orang Tua/Wali Siswa

5.         Nilai-nilai Siswa Selama Enam Semester

Cara mengisi nilai-nilai dalam buku induk kita tinggal meminta ke setiap wali kelas berupa legger, legger tersebut merupakan pegangan wali kelas yang isinya adalah nilai-nilai ulangan semester siswa kemudian disalin ke buku induk dengan catatan harus hati-hati menyalinnya karena takut ada kesalahan dalam menulis. Keberadaan buku induk itu sangat penting karena dokumen sekolah yang harus dijaga karena banyak kegunaanya misalnya:

1. Mengetahui perkembangan jumlah nilai siswa per semester

2. Memahami kondisi siswa -siswa terutama yang memiliki masalah akademik maupun non akademik

3. Memenuhi keterangan pihak tertentu atau kejadian tertentu

4. Untuk mengetahui biodata siswa lebih detail

Mengantisipasi beberapa kemungkinan yang terjadi apabila ada kasus di mana alumni misalnya yang sudah bertahun-tahun telah lulus mengalami kehilangan ijazah, kita akan mudah untuk menyalin nilai siswa tersebut. Kemudian setiap ada penilaian kinerja kepala sekolah, buku induk dan buku klaper menjadi administrasi sekolah yang dipertanyakan kelengkapannya.

Demikian beberapa hal terkait pengarsipan penulis sebagai staf Tata Usaha (TU). Tak banyak yang dapat penulis kemukakan, namun tulisan singkat ini penulis buat sesuai tugas pokok sebagai staf TU. Harapannya semoga dapat bermanfaat apapun pekerjaan kita lakukan dengan sepenuh hati, ikhlas dan lillahita’ala. Semoga hari kita penuh keberkahan. Aamiin.