"Buku Tamu Digital Menjawab Tantangan Zaman"

Oleh Hj. Enok Nurjanah, MPd.I.

Digitalisasi Buku Tamu di SMAN 12 Bandung merupakan Transformasi Teknologi di sekolah, yang menjawab tantangan dari maraknya tamu-tamu yang ‘nyelonong’ begitu saja datang ke sekolah, atau tamu-tamu yang seringkali membohongi petugas satpam/warga sekolah dengan mengatakan “sudah ada janji dengan Si Puan…” padahal kenyataanya tidak demikian, kemudian dengan mudahnya warga sekolah/petugas satpam mengizinkan mereka untuk masuk ke dalam lingkungan sekolah. Seringkali mereka berbuat tidak terpuji, yang tentunya menggangu dan meresahkan warga sekolah.

Kejadian seringnya tamu-tamu yang meresahkan datang ke sekolah dengan cara yang tidak terpuji membuat Kepala SMAN 12 Bandung, merasa ‘gerah’ dan berpikir untuk mencari solusinya. Berangkat dari dasar pemikiran bahwa SMAN 12 Bandung merupakan salah satu Sekolah Penggerak Angkatan 1, yang berkomitmen untuk terus berinovasi dalam memanfaatkan teknologi.

Perlu diketahui bahwa sebelumnya teknis penerimaan tamu di SMAN 12 Bandung masih kovensional/manual, sehingga hal-hal yang kurang menyenangkan seringkali terjadi. Namun selanjutnya, Kepala Sekolah melakukan diskusi dengan manajemen dan tim IT sekolah, yang akhirnya beliau memutuskan memanfaatkan Teknologi Informasi Terintegrasi untuk interaksi sekolah dengan lingkungan luar sekolah dalam hal penerimaan tamu.

Dalam mewujudkan transformasi digital untuk meningkatkan keamanan dan kenyamanan warga sekolah terkait penerimaan tamu, ternyata banyak aspek yang perlu dipertimbangkan. Pertimbangan tersebut yaitu perlunya pemahaman terkait sistematika operasional, keahlian dan pemahaman tentang pembangunan arsitektur sistem informasi, serta pengembangan sumber daya yang mencukupi untuk bisa menyelesaikan tantangan tersebut.

Berangkat dari aspek-aspek yang dipertimbangkan, kemuadian kepala sekolah melakukan observasi lapangan bersama dengan Kehumasan dan tim Teknis IT sekolah yang terdiri dari. Selanjutnya mereka  diberikan tugas untuk merancang arsitektur sistem informasi “Aplikasi Buku Tamu Digital SMAN 12 Bandung Berbasis Web”.

Aplikasi Buku Tamu Digital Berbasis Web adalah aplikasi yang berfungsi sebagai proses pendataan tamu yang berkunjung ke sekolah dan meneruskannya kepada Guru/Staf yang dituju melalui Whatsapp. Aplikasi dibuat semenarik mungkin agar pengguna bisa lebih nyaman menggunakannya. Aplikasi berbasis web ini merupakan perangkat lunak (software) sistem  operasi yang bersifat open source yang dibuat menggunakan Tools Codeigniter, dan Tools yang digunakan dalam pembuatan aplikasi adalah XAMPP, Notepad++ beserta browser, sementara untuk menjalankan aplikasi dibutuhkan spesifikasi yaitu kapasitas Memori RAM 2 GB dengan Prosesor Dual Core, dan OS Windows 7 atau 10.

Adapun alur penggunaan “Aplikasi Buku Tamu Digital SMAN 12 Bandung Berbasis Web” adalah:

1.     Pada halaman Login, petugas menginputkan Username dan Password sesuai dengan yang diberikan oleh developer, kemudian klik tombol Sign In untuk masuk ke halaman depan aplikasi.

2.     Tampilan menu pada dashboard berfungsi untuk menampilkan data tamu yang diinputkan ke aplikasi buku tamu digital, jika pengguna ingin menambahkan data tamu, pengguna cukup menekan tombol hijau yang bertuliskan “Tambah Tamu”, kemudian jika ingin mengetahui data master (data guru, ruangan, dll) pengguna cukup klik data master, kemudian di klik menu yang dituju.

3.     Menu “Tambah Tamu”, berfungsi menambahkan Data Tamu yang berkunjung ke SMAN 12 Bandung. Data ini diinputkan oleh tamu sendiri, bukan oleh security/operator, dengan tata cara sebagai berikut:

1)    Tamu mengisi Nama Tamu terlebih dahulu;

2)    Tamu mengisi Instansi/Profesi. Apabila Tamu berasal dari Perusahaan/Perguruan Tinggi, maka tamu mengisi tempat instansinya (Contoh: PT. Informatika atau Universitas Informatika), apabila Tamu merupakan individu pribadi, maka tamu mengisi profesi/pekerjaannya saja (Contoh : Ibu Rumah Tangga, Polisi, dll);

3)    Tamu mengisi Alamat sesuai dengan alamat tamu;

4)    Tamu mengisi Jenis Kelamin (Laki-Laki atau Perempuan);

5)    Tamu mengisi Nomor Whatsapp dirinya yang aktif;

6)    Tamu mengisi Ruang Tunggu. Pemilihan ruang tunggu menyesuaikan dengan orang yang dituju, apabila tamu menemui guru/staf/wakasek silakan memilih “Lobby”, apabila tamu menemui siswa atau guru/staf/wakasek dan keperluannya hanya sementara saja, seperti mengantar barang atau yang lainnya, silakan memilih “Pos Security”, apabila tamu memerlukan legalisir atau dokumen lain yang berkaitan dengan ketatausahaan, silakan memilih “Ruang Tata Usaha”;

7)    Tamu mengisi Nama Guru yang dituju dengan cara klik tombol “pilih”, kemudian ketik nama guru/staf, lalu klik kiri untuk memilih guru tersebut, tamu tidak perlu mengetik nama lengkap sampai selesai. (Catatan : Khusus tujuan Wakasek Humas, tamu cukup mengetik “Humas”, kemudian akan muncul nama Wakasek Humas);

8)    Tamu mengisi Keperluan Bertamu sesuai dengan maksud dan tujuan saat berkunjung ke SMAN 12 Bandung;

9)    Tamu mengisi Nomor Kartu (1 s.d 10) sesuai dengan kartu tanda tamu yang diberikan oleh petugas security saat berada di pos satpam;

10)     Tamu berswafoto/Selfie dengan cara mengklik “Ambil Foto Tamu” untuk keperluan dokumentasi wajah tamu yang berkunjung saat itu, selanjutnya Tamu mengklik “Simpan Tamu”, dan langkah terakhir adalah petugas mengklik “Kirim Whatsapp” untuk mengabari petugas piket agar segera menghubungi guru/staf yang akan dituju oleh tamu.

Setelah pengimplementasian buku tamu digital, terjadi perubahan positif dalam administrasi sekolah. Proses pencatatan tamu menjadi lebih cepat dan efisien. Data tamu dapat diakses dengan mudah dan dilacak secara digital, mengurangi risiko kesalahan pencatatan dan meningkatkan keamanan data.

Selain itu, penggunaan teknologi ini juga memberikan kesan modern dan inovatif bagi SMAN 12 Bandung. Sekolah menjadi lebih terbuka terhadap perkembangan teknologi dan memberikan contoh bagi sekolah lain dalam memanfaatkan teknologi untuk meningkatkan efisiensi administrasi. Dengan demikian, digitalisasi buku tamu di SMAN 12 Bandung tidak hanya menjadi transformasi teknologi, tetapi juga transformasi budaya dalam pengelolaan administrasi sekolah.