ORGANISASI dan LINGKUNGAN: Be Adaptive, Continuous Learning, Continuous Improvement & “Triple Q”.

Oleh Prof. Dr Mahmuddin Yasin, MBA

(Pengajar pada Pascasarjana Universitas Negeri Jakarta dan Universitas. Krisnadwipayana/Komunitas Cinta Indonesia/KACI #PASTI BISA#)

Literatur-literatur tentang berbagai bidang manajemen, khususnya terbitan/edisi akhir, banyak yang mengawali pembahasannya dengan berbicara tentang lingkungan organisasi/perusahaan. Hal ini dapat dimengerti karena organisasi apapun dan di manapun akan selalu dihadapkan pada dinamika perubahan lingkungan, baik internal maupun eksternal.

Faktor-faktor lingkungan internal dan eksternal tersebut, dalam dunia manajemen stratejik, dikenal dengan istilah PEST atau PESTLE untuk lingkungan eksternal (political, economic, socio-cultural, technological, legal, & environmental), sedangkan untuk lingkungan internal dikenal istilah PRIMO-F (people, resources, innovation, marketing, operation, & finance). Analisis (ada yang menyebutnya scanning dan audit) terhadap lingkungan tersebut dengan melihat kekuatan/strengths, kelemahan/weaknesses, peluang/opportunities, dan ancaman/treaths, SWOT analysis), umum dilakukan untuk memetakan posisi organisasi/perusahaan saat ini untuk kemudian ditentukan strategic objective ke depan dan rancangan strategi yang tepat yang mengikutinya.

Dinamika perubahan lingkungan, terutama eksternal, oleh beberapa pakar telah diangkat dan dibahas sejak beberapa waktu lalu sebagai factor-faktor yang juga mendorong terjadinya atau perlunya suatu perubahan dilakukan. Faktor teknologi misalnya, lewat Technological Waves dan Disruptive Technologies, telah dikemukakan oleh Christensen sejak 1995 dan 1997. Lalu, Done pada tahun 2012 mengangkat  tentang Global Trends, 13 faktor/trends yang perlu diperhatikan oleh suatu organisasi, melliputi antara lain; pergeseran geo politik dari Amerika dan Eropah ke Asia Pasifik dan China, issue tentang pangan dan energi, issue teknologi, dan issue pendidikan.

Di samping menghadapi dinamika perubahan lingkungan yang begitu cepat di era seperti sekarang ini, terutama faktor teknologi yang umum kita kenal sebagai era disruption dengan digitalisasinya di era industri 4.0, maka suatu organisasi dengan pilar-pilarnya; struktur, sistem, dan kultur, juga perlu ditopang oleh apa yang disebut dengan quality products/services, quality people, dan quality leader (triple Q), apapun yang kita maknai tentang kata quality dimaksud. 

Mengapa triple Q? Secara umum, hanya produk/jasa yang berkualitaslah (dengan berbagai dimensinya, antara lain: conformity dengan kebutuhan dan keinginan konsumen, features, life time, dlsb) yang akan diterima/dibeli oleh konsumen. Selanjutnya, produk/jasa yang berkualitas tersebut rasanya hanya dapat dihasilkan oleh orang-orang yang berkualitas pula yang dalam dunia HRM/HCM antara lain dikenal dengan istilah talent: skilled people dengan kinerja yang extra ordinary, di atas atau jauh di atas rata-rata dan dengan potensi yang tinggi. Bukankah sulit untuk mengharapkan bisa menghasilkan quality products/services dari orang-orang yang kinerjanya di bawah rata-rata/tidak mencapai target yang ditentukan (capaian KPI rendah) dan potensinya pun rendah?

Berapa banyak talent yang dibutuhkan? Sampai saat ini memang belum ada penelitian tentang formula “yang pasti” berapa jumlah talent minimal yang harus ada dalam suatu organisasi, akan tetapi organisasi-organisasi saat ini banyak melakukan perekrutan-perekrutan dan pengembangan-pengembangan SDM yang arahnya menunjukkan pentingnya talent atau orang-orang yang berkualitas tersebut dan kontribusinya terhadap kinerja organisasi/perusahaan.

Melengkapi quality products/services dan quality people, organisasi/perusahaan juga memerlukan quality leader (apapun sebutannya; visionary, transformative, leading change, conscious change, creative & innovative, dlsb). Pemimpin yang dapat menjadi role model dan dapat memotivasi dan memberdayakan quality people untuk bergerak, bekerja, secara bersama-sama, merealisasikan tujuan-tujuan stratejik, sasaran-sasaran, dan target-target organisasi yang telah ditetapkan menjadi kenyataan.

Quality leader lah yang men-drive quality people menghasilkan produk/jasa yang berkualitas yang diterima dan memberikan kepuasan kepada konsumen. Selain itu, sesuai kultur organisasi (norms, ethics, rituals, traditions, shared values), quality leader juga menjadikan kultur dan values system organisasi sebagai “koridor” bagi semua jajaran organisasi untuk bergerak dan bekerja.

Jika kita mengaitkan quality products/services dengan perspektif finansial (perspektif pertama) alat ukur Balance Score Card (BSC) misalnya, maka suatu organisasi/perusahaan hanya akan mendapatkan revenue jika produk/jasa yang dihasilkannya diterima/dibeli oleh konsumen. Dan dalam perspektif konsumen (perspektif kedua), maka hanya produk/jasa yang berkualkitas pula yang konsumen bersedia membeli dengan harga yang memberikan margin bagi organisasi/perusahaan.

Bagaimana dari sisi/perspektif internal process (perspektif ketiga BSC)? Tentu saja quality products/services yang dihasilkan oleh talent2 organisasi/perusahaan tersebut haruslah telah melalui suatu proses operasi/produksi dengan manajemen mutu yang memadai. Manajemen mutu dengan tingkat kerusakan/defect produksi yang “sangat rendah” (dalam dunia manufaktur dikenal istilah six sigma, enam standar deviasi kerusakan untuk 1 juta unit yang diproduksi, untuk dunia pendidikan misalnya tingkat ketidaklulusannya rendah sekali).

Produk/jasa yang berkualitas yang diterima oleh konsumen dan dihasilkan oleh orang-orang yang berkualitas dengan sistem operasi/produksi yang memiliki manajemen mutu yang andal di atas, tentulah tidak bisa lepas dari bagaimana orang-orang berkualitas tersebut terus menerus belajar (baik dari kekurangan-kekurangan yang ada maupun untuk pengembangan), dan bagaimana proses penjaminan mutu tersebut terus menerus “meyakinkan” bahwa tingkat kerusakan-kerusakan semakin rendah (jika mungkin zero defect) dengan melakukan perbaikan-perbaikan secara terus menerus pula. Dalam konteks inilah perspektif keempat BSC, learning & growth capacity, terkait.

Continuous learning dan continuous improvement, belajar tanpa henti dan melakukan perbaikan terus menerus, adalah bentuk adaptabilitas suatu organisasi terhadap dinamika perubahan lingkungan untuk mewujudkan visi, misi, tujuan, dan sasaran organisasi/perusahaan, melayani dan meningkatkan kepuasan serta loyalitas konsumen, meningkatkan nilai shareholders dan stakeholders serta kesejahteraan karyawan, dan last but not least untuk meningkatkan juga daya saing organisasi/perusahaan. Quality leader, quality people, dan quality products/services, bisa jadi tiga “mantra” untuk menunjang adaptabillitas organisasi/perusahaan terhadap dinamika perubahan lingkungan tersebut.

Salam kualitas! “Tidak perduli berapa banyak kemajuan yang telah kita buat ataupun berapa banyak pengalaman yang kita miliki, akan selalu ada sesuatu yang ‘baru’ yang perlu kita pelajari dan kita sempurnakan lagi”. Be adaptive, continuous learning (CL), continuous improvement (CI). Semoga model berikut dapat memberi gambaran tentang “Triple Q” yang diperlukan organisasi/perusahaan dalam menunjang adaptabilitas organisasi/perusahaan terhadap dinamika perubahan lingkungan yang begitu cepat yang menuntut CL dan CI.