TUGAS POKOK DAN FUNGSI BAGIAN KEPEGAWAIAN

Oleh Rahman Mulyawan

(Dosen Prodi Ilmu Pemerintahan Fisip Unpad)

Peranan Bagian Kepegawaian

Di muka telah dikatakan bahwa terdapat tiga kelompok orang dalam suatu organisasi yang berkepentingan dan terlibat dalam perencanaan karier para pegawai, yaitu para spesialis yang mengelola sumber daya manusia, para manajer dan penyelia serta para pegawai yang bersangkutan sendiri. Teori manajemen sumberdaya manusia mutakhir memberi petunjuk bahwa bagian kepegawaianlah yang paling intensif terlibat dalam perencanaan karier para anggota organisasi. Alasannya ialah karena para spesialis di bidang manajemen sumber daya manusia itulah yang paling memahami manfaat yang dapat dipetik oleh organisasi sebagai keseluruhan bila semakin banyak pegawai yang terlibat secara aktif dalam pengembangan karier masing-masing.

Di antara sekian banyak manfaat yang dapat dipetik oleh organisasi, lima manfaat yang sering mendapat sorotan utama.

1.         Pengembangan karier memberikan petunjuk tentang siapa di antara para pekeja yang wajar dan pantas untuk dipromosikan di masa depan dan dengan demikian suplai internal dapat lebih terjamin. Berarti organisasi tidak selalu harus mencari tenaga keda dari luar organisasi untuk mengisi lowongan yang tejadi secara lateral karena berbagai hal seperti adanya pekeja yang berhenti, diberhentikan, memasuki usia pensiun atau meninggal dunia.

2. Perhatianyanglebihbesardaribagiankepegawaianterhadappengembangan karier para anggota organisasi menumbuhkan loyalitas yang lebih tinggi dan komitmen organisasional yang lebih besar di kalangan pegawai. Sikap demikian pada umumnya mengakibatkan keinginan pindah ke organisasi lain menjadi rendah karena para pekerja yakin bahwa organisasi berusaha memelihara kepentingan dan memuaskan kebutuhan para anggotanya.

3.         Telah umum dimaklumi bahwa dalam diri setiap orang masih terdapat reservoir kemampuan yang perlu dikembangkan agar berubah sifatnya dari potensi menjadi kekuatan nyata. Dengan adanya sasaran karier yang jelas para pegawai terdorong untuk mengembangkan potensi tersebut untuk kemudian dibuktikan dalam pelaksanaan pekerjaan dengan lebih efektif dan produktif dibarungi oleh perilaku positif sehingga organisasi semakin mampu mencapai berbagai tujuan dan sasarannya dan para pegawai pun mencapai tingkat kepuasan yang lebih tinggi, interpretasi apa pun yang diberikan mengenai kepuasan itu.

4.         Perencanaan karier mendorong para pekerja untuk bertumbuh dan berkembang, tidak hanya secara mental intelektual, akan tetapi juga dalam arti profesional. Manfaat ini sangat penting karena seseorang hanya mungkin meraih kemajuan apabila yang bersangkutan berusaha bertumbuh dan berkembang dalam semua segi kehidupan dan penghidupannya. Pertum- buhan dan perkembangan itu akhimya bermuara pada tekad seseorang untuk menjadi pekerja yang terbaik dalam bidangnya, apapun bidang yang ditekuninya itu.

Perencanaan karier dapat mencegah tejadinya penumpukan tenaga-tenaga yang terhalang pengembangan karierya hanya arena atasan langsung mereka, sadar atau tidak, menghalanginya, pada hal ada di antara para pekerja tersebut yang memiliki kemampuan dan kemauan untuk dikembangkan. Sebenarnya para manajer pun mestinya menyadari berbagai manfaat yang dipetik oleh organisasi dengan adanya perencanaan karier yang mantap bagi para bawaannya. Akan tetapi pengalaman banyak orang dan banyak organisasi menun- jukkan bahwa para manajer tidak selalu berpandangan demikian. Terdapat paling sedikit tiga alasan utama mengapa para manajer tidak selalu melihat manfaat tersebut. Pertama, ada kecenderungan di kalangan para manajer untuk hanya melihat kepentingan satuan kerja yang dipimpinnya dan bukan kepen- tingan organisasi sebagai keseluruhan. Artinya, wawasannya tidak holistik, melainkan departemental atau inkremental. Padahal dengan melihat organisasi sebagai suatu sistem terbuka, dalam meniti karier seseorang dapat saja dialih- tugaskan dari satu pekerjaan ke pekerjaan yang lain. Kedua, para manajer tidak selalu menyadari tersedianya prospek pengembangan karier bagi para bawah- annya dan karenanya tidak bisa meneruskan informasi tentang berbagai peluang itu kepada para bawahannya. Ketiga, meskipun tidak seharusnya tedadi, ada saja manajer yang tidak ikhlas melihat para bawahannya meraih kemajuan karena dipandangnya sebagai ancaman terhadap karier dan posisinya sendiri.

Pihak ketiga yang terlibat dalam perencanaan karier adalah para pekerja yang bersangkutan sendiri. Masalahnya ialah banyak di antara para pekerja yang tidak memahami seluk-beluk dan teknik perencanaan karier. Atau mereka begitu sibuk dalam pelaksanaan tugas sehingga tidak memberikan perhatian yang cukup pada usaha pengembangan kariernya tanpa dorongan pihak lain. Di sinilah letak pentingnya peranan bagian kepegawaian.

Jelaslah bahwa dengan sikap dan tindakan yang proaktif, bagian kepega- waian dapat membantu organisasi mewujudkan berbagai manfaat yang telah diidentifikasikan di atas. Peranan bagian kepegawaian tersebut pada umumnya dimainkan dengan menempuh tiga cars, yaitu menyelenggarakan pendidikan tentang perencanaan karier, penyebarluasan informasi tentang pengembangan karier dan konseling.

Yang dimaksud dengan pendidikan tentang perencanaan karier adalah pengalihan pengetahuan tentang berbagai teknik perencanaan karier yang bentuknya dapat beraneka ragam seperti ceramah dari para eksekutif organisasi, loka karya dan seminar. Pendekatan ini dipandang penting karena dua pertim- bangan yang mendasar sifatnya. Pertimbangan pertama ialah bahwa dengan keterlibatan para eksekutif, misalnya dengan memberikan ceramah tentang berbagai kebijaksanaan organisasi di bidang manajemen sumber daya manusia, para pekerja menjadi yakin bahwa organisasi memang dengan sungguh- sungguh memberikan kesempatan bagi para anggotanya untuk bertumbuh dan berkembang serta meniti karier setinggi mungkin dalam organisasi. Pertimbangan kedua ialah melalui loka karya dan seminar dari para pekerja yang dituntun dan dibantu menentukan sasaran kariernya, mengidentifikasikan jalur karier yang mungkin ditempuhnya, cara memanfaatkan berbagai peluang mengembangkan karier serta memilih berbagai kegiatan pengembangan karier yang mungkin dilakukannya.

Hal kedua yang dapat dan biasa dilakukan oleh bagian pengeIola sumber daya manusia ialah penyebarluasan informasi tentang berbagai kemungkinan pengembangan karier dalam organisasi. Informasi demikian didasarkan pads berbagai hal, seperti: berbagai “gugus” pekerjaan yang berbeda tetapi memer- lukan keterampilan sejenis, misalnya kecekatan menggunakan jari-jari Langan, daya tahan berdiri untuk waktu yang lama, koordinasi berbagai bagian tubuh, daya nalar, kemampuan berkomunikasi dan sebagainya.

Jalur karier yang dapat ditempuh oleh para pegawai dengan berbagai per- syaratan tersebut tentunya berbeda-beda. Misalnya, jalur karier bagi pegawai yang mahir menggunakan jari-jari tangannya mungkin memulai kariernya sebagai seorang juru tik. Dalam meniti karier, pegawai yang bersangkutan akan berada padajalur di mans kemahiran menggunakan jari-jari itu tetap diperlukan, akan tetapi kemudian ditambah dengan tanggung jawab yang lebih besar seperti menjadi juru tulis, sekretaris, penyelia, kepala bagian tata usaha,kepala biro dan seterusnya. Contoh lain adalah jalur karier bagi mereka yang dalam melak- sanakan pekerjaan padaulanya dituntut mampu berdiri untuk waktu yang lama, misalnya pelayan di sebuah restoran di hotel yang populer. Pada permulaan kariernya, pekerja demikian dapat memperoleh pekerjaan sebagai pelayan, akan tetapi dalam perjalanan kekaryaannya, pekeda yang bersangkutan dapat menempuh karier melalui promosi menjadi kepala pelayan, manajer restoran, manajer makanan dan minuman dan sebagainya.

Informasi tentang jalur itulah yang dapat diberikan oleh bagian pengelola sumber daya manusia dalam rangka membantu para karyawan menentukan tujuan, jalur dan pengembangan kariernya.

Kegiatan ketiga yang dapat dan harus dilakukan oleh bagian pengelola sumber daya manusia adalah memberikan jasa konseling kepada para pekeda. Dalam memberikan konseling itu, dua hal harus dipertimbangkan, yaitu mendorong pegawai yang bersangkutan sendiri melalui dirinya dan memperhitungkan perubahan yang sangat mungkin terjadi dilingkungannya dengan dampak tertentu terhadap karier orang yang bersangkutan.

Mendorong seseorang melakukan penilaian terhadap diri sendiri pada dasarnya berarti menanyakan diri sendiri apa arti hidup ini bagi yang bersangkutan. Berarti makna hidup yang bersifat kualitatif seperti impian, cita-cita, harapan, kebahagiaan, keberhasilan dan kerrajuan perlu digabung dengan “swa analisis” mengenai kemampuan dan minat seseorang. Perlu dilakukan inventarisasi mengenai minat dan kemampuan tersebut yang dapat mencakup banyak hal seperti: bakat mengerjakan sesuatu yang bersifat fisik, kemampuan menulis, kemahiran berbicara, senang tidaknya seseorang bermain angka, kemampuan visual, kemahiran berinteraksi dengan orang lain, gemar tidaknya seseorang pada pekedaan yang menuntut kreativitas, senang tidaknya seseorang pada tugastugas yang bersifat analitik, keterampilan mekanikal, bakat memimpin dan lain sebagainya.

Perlu ditekankan bahwa sangat mungkin seorang karyawan tidak mampu melakukan sendiri inventarisasi bakat dan kemampuan yang dimilikinya. la perlu bantuan. Bantuan itu dapat diberikan melalui serangkaian tes yang dewasa ini cukup tersedia. Bagian pengelola sumber daya manusia dapat berperan memilih dan menentukan tes apa yang tepat diambil agar kemampuan dan minat para karyawan itu terangkat ke permukaan dan dengan demikian memungkinkan pegawai yang bersangkutan menentukan bagi dirinya sendiri apa makna. kehidupannya. Makna itulah yang kemudian turut memberi arah tentang bentuk dan jalur karier yang bisa dititinya.

Akan tetapi harus disadari bahwa perjalanan hidup seseorang tidak mungkin terlepas dari situasi lingkungannya. Perkembangan dalam bidang kesekretariatan atau perkantoran merupakan salah satu contoh kongkret. Berkat perkembangan yang sangat pesat di bidang teknologi komputer, dewasa ini telah tedadi perubahan drastik dalam kegiatan perkantoran, seperti dalam hal pengetikan, korespondensi dan kearsipan. Penggunaan teknologi komputer dan alat-alat pendukungnya, seperti komputer pribadi, sarana telekomunikasi, telex, facsimile, fotokopi, mikrofilm, “hard disk”, “floppy disk” dan lain sebagainya mengakibatkan terjadinya perubahan tersebut. Bahkan banyak orang sekarang yang sudah berbicara mengenai “kantor tanpa kertas”. Para pekerja yang bertugas di bidang ini harus diberi informasi selengkap mungkin mengenai berbagai perubahan yang akan terjadi dan mempersiapkan diri sedemikian rupa sehingga perubahan tersebut tidak merupakan kendala, akan tetapi justru sebagai peluang dalam menentukan tujuan, jalur dan pengembangan kariernya di mass yang akan datang.

Penanganan konseling perlu dilakukan secara hati-hati. Sasarannya adalah agar para. pegawai menyadari pentingnya pengembangan diri guna menghadapi tantangan tugas di masa depan. Pendekatan demikian sangat penting karena kalau hanya tersedianya lowongan saja yang ditonjolkan, para pegawai pada umumnya akan merasa memiliki kemampuan untuk mengisi lowongan tersebut tanpa harus berbuat sesuatu secara khusus sebagai persiapan.

Dukungan Bagian Kepegawaian.

Merupakan kenyataan bahwa dalam usaha menentukan tujuan, jalur, rencana dan pengembangan kariernya, seorang pegawai berangkat dari keinginan memuaskan berbagai jenis kebutuhannya, baik dalam arti kebutuhan primer, sekunder dan bahkan tertier. Berarti tujuan, sasaran dan kepentingan organisasi bisa saja ditempatkan pada peringkat pemuasan yang lebih rendah. Oleh karena itu persepsi seorang pekerja tentang kemungkinan meniti karier dalam suatu organisasi akan sangat diwarnai oleh pandangan sampai sejauh mana kebutuhan dan kepentingan pribadinya itu akan terpenuhi. Sesungguhnya persepsi itulah yang menjadi dasar keputusan seseorang apakah akan terus berkarya dalam organisasi tertentu ataukah pindah ke organisasi yang lain di mana kepentingan pribadinya itu diperhitungkan akan lebih terjamin.

Kenyataan demikianlah yang mengharuskan bagian kepegawaian bersikap proaktif dalam pengembangan karier para anggota organisasi. Dengan sikap yang proaktif tersebut, bagian kepegawaian akan dapat mencapai paling sedikit lima sasaran, yaitu:

1.         membantu para pegawai dalam, pengembangan karier masing-masing yang pads gilirannya menumbuhkan loyalitas karena merasa dibantu oleh organisasi meraih kemajuan dalam kariernya yang biasanya mengurangi keinginan pindah ke tempat peker aan yang lain;

2.         tersedianya sekelompok pegawai yang memiliki potensi dan kemam- puan untuk dipromosikan di mass yang akan datang;

3.         membantu para pelatih mengidentifikasikan kebutuhan para pegawai dalam pelatihan dan pengembangan tertentu;

4.         perbaikan dalam prestasi kerja, peningkatan loyalitas dan penumbuhan motivasi di kalangan para pegawai;

5.         meningkatkan produktivitas dan mutu kekaryaan para pegawai.

Tercapainya berbagai sasaran tersebut tidak hanya menguntungkan para pegawai sendiri, tetapi juga organisasi yang bersangkutan.

Agar berbagai sasaran tersebut tercapai, para manajer mutlak perlu memberikan dukungan kepada program yang diselenggarakan oleh bagian kepegawaian dan bagian pendidikan dan pelatihan. Salah satu teknik pemberian dukungan tersebut ialah dengan menggunakan pendekatan “satu anak tangga ke bawah”

Dalam praktek, pendekatan seperti itu berarti bahwa manajemen puncak memberikan dukungan kepada para bawahan langsungnya yang kemudian melanjutkannya dengan pemberian dukungan kepada para manajer di bawahnya lagi. Demikian seterusnya. Tanpa dukungan dan komitmen demi- kian para bawahan akan merasa bahwa para manajer atasan hanya “berbasa- basi” mengenai hal ini.

Apabila para bawahan mempunyai persepsi demikian, dua kemungkinan terjadi. Pertama, mereka tidak bergairah mengembangkan kariernya yang dapat berakibat pads sikap minimalis, dalam arti bahwa kurang adanya usaha meningkatkan produktivitas kerja. Kedua, atas prakarsa sendiri para pegawai mengembangkan, kariernya dan setelah memiliki pengetahuan, keterampilan dan kemampuan baru, mengajukan’permohonan berhenti dan pindah ke organisasi yang lain.

Jelaslah bahwa organisasi sendirilah yang dirugikan apabila para manajer tidak sepenuh hati mendukung pengembangan karier para bawahannya melalui program yang diselenggarakan atau disponsori oleh bagian kepegawaian.

Dilihat dari sudut Pandang para pegawai, segi penting lainnya dari perencanaan karier adalah sistem umpan balik, terutama bagi mereka yang setelah mengikuti program pengembangan karier tertentu ternyata tidak dipromosikan. Sistem umpan balik tersebut sangat penting karena, dengan demikian para pegawai:

1.         mengetahui mengapa mereka tidak terpilih untuk menduduki jabatan yang lebih tinggi,

2.         memperoleh petunjuk tentang tindakan pengembangan apa yang perlu mereka ambil, meskipun dengan penekanan bahwa mengambil tindakan pengembangan tertentu tidak dengan sendirinya selalu berakibat-pada promosi,

3.         Memperoleh jaminan bahwa tetap terbuka kemungkinan bagi mereka untuk dipertimbangkan memperoleh promosi,

4.         yakin bahwa usaha pengembangan kariernya tidak sia-sia meskipun jerih payahnya itu belum segera membuahkan hasil yang diharapkan karma berbagai pertimbangan yang obyektif,

5.         terdorong untuk meningkatkan prestasi keda disertai sikap dan peri- laku positif dalam kehidupan organisasionalnya.

Agar semuanya itu terwujud, para pegawai harus yakin bahwa penilaian atas prestasi kerja mereka dilakukan berdasarkan kriteria yang jelas dan rasional serta diterapkan secara obyektif.

-o-